Пространство для современных эйчаров  
  right_in.png  right_face.png  right_twit.png  ВК  google_5941  

 

 

3 способа сократить затянувшееся собрание

« Назад

09.12.2013 03:29

затянувшееся собраниеДлительные совещания – это то, что единодушно хотели бы исключить из рабочего процесса все его участники – от стажеров до руководителей. Отправьте сотрудникам по электронной почте приглашение присоединиться на час-два к обсуждению какой-либо второстепенной темы, указав при этом, что их присутствие обязательно, и  вы заметите, как их рабочий энтузиазм угаснет.

Бывают, конечно, ситуации, когда собрания не только желательны, но и необходимы. Плодотворно прошедшее совещание может принести команде серьезные дивиденды.  Когда ваши коллеги собираются и вместе вырабатывают важные стратегические решения, это вселяет большую веру в успех. Однако повод для большинства внутренних совещаний, за редким исключением, носит утилитарный характер, например, для обмена мнениями заинтересованных сторон и принятия каких-либо решений.  Но даже если собрание было очень конструктивным, за дверьми конференц-комнаты вас ждет текущая работа, которую требуется выполнить.

Раньше у нас в компании, как, думаю, в любой другой организации, также много времени тратилось на длительные собрания, и я как руководитель на каждом из них вынуждена была присутствовать, не имея возможности прервать этот марафон из заседаний. Единственным способом  положить конец той проблеме, грозящей превратиться в обычное явление,  стало введение официальных правил, регламентирующих встречи.  Итак, мы приняли за основу такие правила:

1) Сфокусироваться на решениях. Хорошо организованное собрание должно функционировать по принципу телевизионных  расследований, которые сейчас так популярны в США: один эпизод на 30 минут – одно принятое решение.

2) Приглашать на собрания компетентных, владеющих ситуацией людей. Не важно, насколько результативно прошла первая встреча, если вам потребовалось затем организовать вторую. Часто, изменяя что-либо, нужно получить одобрение всех заинтересованных сторон. Поэтому, если для внедрения, к примеру, новой программы продаж требуется что-либо обновить в программном обеспечении, не забудьте привлечь к участию в собраниях сотрудников из отдела ИТ. Но не приглашайте сразу все участвующие стороны. Как показывает практика, если на встрече собирается более 8-9 человек, то часто они распределяются по группам, что мешает дискуссии и быстрому принятию решений. 

3) Обсуждать все вопросы за 10 минут. Формат10-минутных встреч я люблю больше всего. Когда наши сотрудники не могут прийти к единому мнению при решении каких-либо внутренних вопросов, они обращаются ко мне. Я всех выслушиваю и предлагаю свое решение. Такая практика является отличным тренингом для команды в нахождении быстрых и верных решений. Если же им не удается прийти к консенсусу, то последнее слово остается за мной (я стараюсь объективно смотреть на вещи и решать вопросы честно). В  следующий раз мои сотрудники, уверена, будут более расторопны к мнению друг друга и смогут договориться без моего вмешательства.

Хотя и здесь, как в любом деле, есть исключения. Когда вы организуете собрания, чтобы наградить лучших  сотрудников месяца, года и т.п., то выбросьте свод правил из окна! Если цель такой встречи – мотивация, не стоит беспокоиться об эффективности затраченного времени. Ведь, признавая профессиональные заслуги своих сотрудников, вы стимулируете в них интерес к работе,  мотивируете на достижение высоких результатов.    

Автор: Тери Линдеберг

Перевод: Юлия Калякина

Читайте также авторские колонки:

Обратная связь в e-learning - это статистика

Минские программисты редко размещают резюме

Рекрутер и внутренний заказчик: как выстроить эффективные отношения и преодолеть барьеры

 



Комментарии


Комментариев пока нет

Добавить комментарий *Имя:


E-mail:


*Комментарий: