Как повысить собственную производительность

« Назад

13.08.2019 10:57

Вам знакомы люди, которые всегда опережают дедлайны, несмотря на то, что их буквально заваливают задачами? Наверняка вы с завистью смотрите на них и удивляетесь, как им удается успевать все делать в срок, а то и раньше срока?

«Независимо от отрасли или профессии, производительность является проблемой, с которой сталкивается каждый профессионал», – утверждает Роберт Позен, старший преподаватель MIT Sloan. В рамках исследования он опросил 20 000 человек, связанных с управлением, с шести континентов, чтобы понять, почему некоторые люди более продуктивны, чем другие.

Загруженность и производительность

Система опроса под названием «Рейтинг производительности Позена» (Pozen Productivity Rating) включает 21 вопрос, разделенный на 7 категорий:

1.  планирование графика

2. решение ежедневных задач

3. обратная связь на поступающие сообщения

4. достижение целей

5. улучшение коммуникационных навыков

6. проведение эффективных встреч

7. делегирование

Эти компетенции и навыки Позен определяет как ключевые для своей программы MIT Sloan Executive Education – «Повышение вашей продуктивности: как стать эффективным и продуктивным руководителем».

После сбора данных Позен получил полный набор ответов от 19 957 респондентов. Из них половина жителей Северной Америки, еще 21% – жители Европы, а 19% – жителями Азии. Остальные 10% – это жители Австралии, Южной Америки и Африки. 

Какие компетенции присущи людям с высокой производительностью?

В рамках исследования были определены группы людей с наивысшими показателями продуктивности и выявлено, что такие профессионалы обычно обладают одинаковым набором компетенций.

А именно:

  • Они планируют свою работу исходя из приоритетов, а затем действуют с определенной целью.

  • Они разрабатывают эффективные методы для управления большим объемом информации и задач.

  • Они понимают потребности своих коллег, проводят короткие встречи, оперативно общаются и четко определяют направления работы.

Полученные результаты интересны с точки зрения анализа демографии участников опроса. Так, географически, средний балл производительности был продемонстрирован для респондентов из Северной Америки, хотя американцы, как правило, работают много. Фактически балл по Северной Америке был значительно ниже, чем средний балл производительности для респондентов из Европы, Азии и Австралии.

Возраст и трудовой стаж, как оказалось, сильно связаны с личной производительностью – у специалистов старшего возраста более высокие показатели, чем у их молодых коллег. Привычки респондентов старшего возраста включают введение определенного режима для решения ежедневных задач, управление потоком сообщений, проведение эффективных совещаний и делегирование задач.

И хотя общие показатели производительности труда мужчин и женщин практически одинаковые, отмечаются некоторые заметные различия в том, как женщины и мужчины смогли добиться такой продуктивности. Например, женщины, как правило, набирают особенно высокие баллы, когда речь идет о проведении эффективных совещаний (длятся менее 90 минут и завершаются тем, что принимается согласованное решение о дальнейших шагах). Напротив, мужчины особенно хорошо справляются с большим объемом сообщений (не очень часто просматривают электронные письма и игнорируют сообщения с низкой ценностью).

Как справиться с ежедневным потоком сообщений

Способность справляться с потоком входящих сообщений – это ключевая компетенция, которая влияет на производительность. «Мы все так перегружены мелкими задачами, что постоянно тратим на них свое драгоценное время, – говорит Позен. – Большинство из нас проверяют электронную почту каждые 3-5 минут. А можно это делать не чаще одного раза в час или два. При этом большинство получаемых вами писем бесполезны».

Что делать:

  • отвечать только на важные вопросы;

  • сразу же отправлять ответные электронные письма, а не откладывать это на потом (они могут затеряться);

  • отмечать важные контакты и использовать фильтры электронной почты;

  • управление входящими электронными письмами должно сочетаться с другими, более серьезными привычками, влияющими на эффективность – в частности, с определением приоритетов. Без определенного набора целей – как личных, так и профессиональных – многие люди уделяют недостаточно времени действиям, которые фактически поддерживают их главные цели.

«Кластеры привычек»: удобный способ повысить производительность

Для увеличения продуктивности можно попробовать разработать «кластеры привычек», которые были выявлены в результатах опроса Позена и которыми, как выяснилось, обладают самые эффективные профессионалы. 

Они включают:

  • Сосредоточение внимания на основных целях. Каждую ночь пересматривайте расписание на следующий день, чтобы акцентировать главные приоритеты. Определите цель для изучения любого объемного материала, прежде чем начать это делать.

  • Управление перегрузкой. Пропускайте более 50-80% писем в зависимости от отправителя и темы. Разбейте большие проекты на маленькие шаги – и начинайте с первого шага.

  • Поддержка коллег. Ограничьте любую встречу 90 минутами или меньше и завершайте каждую встречу с четко определенными шагами, которые нужно предпринять. Согласуйте показатели успеха с командой.

Как оценить продуктивность: тест из 21 вопроса

Pozen Productivity Rating состоит из 21 вопроса, разделенного на 7 категорий. Первая и вторая категории проверяют привычки в решении ежедневных задач и планировании графика. Третья и четвертая выявляют способность преодолевать ключевые личные ограничения (просмотр электронной почты, прокрастинация), которые мешают достичь цели. Последние три категории оценивают навыки налаживания продуктивных отношений в организации посредством эффективных встреч, общения и делегирования.

Вопросы Позена:

Категория № 1: решение ежедневных задач

1.  Спите ли вы не менее 7 часов каждую ночь?

2. Проводите ли вы не менее 2-х часов в день без телефона?

3. Упростили ли вы дела, о которых не стоит много думать – например, завтрак?

Категория № 2: планировании графика

4. Готовитесь ли вы к следующему рабочему дню, изучая свой календарь заранее?

5. Включаете ли вы в свой календарь то, что надеетесь получить из запланированных встреч?

6. Следите ли вы за тем, чтобы каждый день у вас было время для размышлений или решения непредвиденных ситуаций?

Категория № 3: обратная связь на поступающие сообщения

7. Проверяете ли вы электронные письма и sms только раз в час?

8. Игнорируете ли вы не менее 60% писем в зависимости от отправителя и темы сообщения?

9. Если вы получили важное письмо, которое требует ответа, ответите ли вы на него прямо сейчас?

Категория № 4: достижение целей

10. Разбиваете ли вы проекты на части и поощряете ли себя за решение каждой части проекта?

11. Решаете ли вы важные проекты, заранее обозначая критические факторы или делая предварительные выводы?

12. Уделяете ли вы больше внимания тому, чего добились, а не количеству часов, которые проводите в офисе?

Категория № 5: управление эффективными встречами

13. Отправляете ли вы команде необходимые материалы не менее чем за 24 часа до проведения совещания?

14. Ограничиваетесь ли вы 90 минутами при проведении совещаний?

15.  Завершаете ли вы каждое совещание конкретными решениями или обозначением дальнейших шагов?

Категория № 6: усовершенствование коммуникационных навыков

16. Прежде чем начать изучать какие-либо материалы, задумываетесь ли вы о целях?

17.  Делаете ли вы наброски, прежде чем начать писать более объемные материалы?

18.Делаете ли вы презентации из набросков ключевых тезисов вместо того, чтобы читать подготовленный текст?

Категория № 7: делегирование

19. Способны ли вы делегировать важные задачи другим, не прибегая к микроменеджменту до тех пор, пока задачи не будут выполнены?

20. Согласовываете ли вы со своей командой заранее цели, которые основаны на приоритетах и метриках успеха?

21. Стараетесь ли вы предотвратить ошибки вместо того, чтобы устанавливать дополнительных контроль?

Источник


Актуальные и интересные HR-кейсы в нашем Telegram. Подписывайтесь на канал!

 

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены




Комментарии


Комментариев пока нет

Добавить комментарий *Представьтесь:


*Комментарий:


*Подтвердите, что Вы не робот:
Loading ...




Копирование и любая переработка материалов
с сайта neohr.ru запрещены

Copyright © Neo HR 16+

О проекте
Политика конфиденциальности

Сетевое издание Neo HR. Свидетельство о регистрации средства массовой информации в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
ЭЛ № ФС 77 – 57596 от 08.04.2014 | Московская область
Учредитель: Ильин И.К. | contactus@neohr.ru | 8|925|3625348