баннер_контур_2-min

Внутренние коммуникации: апгрейд под бизнес-задачу. Кейс RCG

« Назад

02.08.2018 11:51

Элина Полухина, директор по персоналу рекламной группы компаний RCG.

Год назад руководство нашей компании начало масштабный проект организационных изменений, который касался практически всех направлений: клиенты и коммерческая политика, финансы и бизнес-процессы, технологии и инновации, социальные проекты, HR и внутренние коммуникации.

Проект назвали «Эволюция». И встал важный вопрос – как информировать всех сотрудников компании об этом проекте, о том как они движется, какие планы и результаты по каждому направлению? Мы поняли что текущий статус внутренних коммуникаций не справится с этой задачей и надо что-то менять. Собственно из конкретной бизнес-задачи родилась потребность сделать апгрейд внутренних коммуникаций и разработать новую стратегию их развития. Вот что у нас получилось и к каким результатам мы пришли через год, попутно решив еще одну задачу – внедрения социально-благотворительных проектов во внутреннюю жизнь компании, как часть нашей корпоративной культуры.

внутренние коммуникации: кейс RCG

Итак, пошагово мы решали эту задачу вот таким образом.

Была сформулирована цель внутренних коммуникаций:

«Повышение лояльности и вовлеченности сотрудников через информирование и обратную связь».

Также были определены основные KPI как для HR, так и для внутренних коммуникаций. Они измеряются ежегодно в рамках большого опроса лояльность, удовлетворенности и вовлеченности. Опрос проводится по 10-бальной шкале и содержит 13 блоков из 45 вопросов.

 

Показатель. Фактор оценки

Факт 

Факт

Факт

План

За 2015 год

За 2016

За 2017

На 2020

Общий уровень вовлеченности сотрудников

 

 

 

 

Уровень удовлетворенности работой в компании

 

 

 

 

Уровень лояльности сотрудников

 

 

 

 

Бренд работодателя глазами сотрудников

 

 

 

 

 

Были определены задачи в рамках реализации стратегии внутренних коммуникаций:

1. Сформировать единое понимание всеми сотрудниками: стратегии RCG (долгосрочных/краткосрочных целей); философии RCG  (ценностей, манифеста); собственной роли каждого сотрудника в их реализации

2. Мотивировать сотрудников на выполнение целей компании. Вовлечь в поиск и реализацию (личным участием) наиболее оптимальных решений по достижению целей.

3. Информировать о происходящем внутри компании. Сопроводить происходящие изменения в RCG (в рамках проекта «Эволюция») и снизить сопротивление им.

 

Методы и инструменты реализации

Что было на начало проекта из каналов коммуникаций (январь 2017 г.):

 

КАНАЛ

Доступность

Периодичность

Формат подачи

ПОРТАЛ

- Рабочий ПК

- Мобильный телефон (круглосуточно)

Ежедневно

Официально

ЖИВОЕ ОБЩЕНИЕ:

Внутренние собрания отделов

Живой личный контакт

(в рабочее время)

По необходимости

Неформально либо Официально – по необходимости

«Завтрак с Президентом»

Живой личный контакт с владельцами

(в рабочее время)

1 раз в квартал

Неформально

 

Что стало (с апреля 2017 г.):

 

КАНАЛ

Доступность

Периодичность

Формат подачи

ПОРТАЛ

- Рабочий ПК

- Мобильный телефон(круглосуточно)

1-3 раза в день

Официально

ИНФО.ДОСКИ

- Офис (в рабочее время)

2 раза в неделю

Неофициально

Telegram:   

- канал

- чат

- Мобильный телефон (круглосуточно)

1-3 раза в день

Канал – официальные новости

Чат – неформальная «беседка»

ВЛОГ

- Рабочий ПК

- Мобильный телефон

1 раз в месяц

Развлекательно

 

Статус на апрель 2018 г. Все вышеперечисленное плюс добавляем формат офлайн, то есть живое общение:

 

ЖИВОЕ ОБЩЕНИЕ:

Регулярные Собрания директоров

Живой личный контакт

(в рабочее время)

1 раз в месяц

Официально

Внутренние собрания отделов

Живой личный контакт

(в рабочее время)

По необходимости

Неформально либо Официально – по необходимости

«Завтрак с Президентом»

Живой личный контакт с владельцами

(в рабочее время)

1 раз в квартал

Неформально

 

Как реализовывали (методы и инструменты)

  1. Тестовые  пробы разных  новых каналов: Telegram, инфо доски, печатный корпоративный журнал, листовки (рисунок 1 из вложения к письму), «Завтрак с Президентом» (сроки проведения - апрель-май 2017).
  2. Аудит состояния внутренних коммуникаций на момент разработки стратегии через фокус-группы: «как есть» – «как хотелось бы» (сроки проведения – май-июнь 2017).
  3. Обработка результатов опроса фокус-группы.
  4. Разработка новой стратегии внутренних коммуникаций (разработка – июнь 2017, запуск – с 1 июля 2017).

 

Анализ целевых аудиторий

Когда мы проводили этот анализ, то поняли что целевых групп у нас несколько, их можно условно разделить на четыре кластера:

 

ПО УРОВНЮ В СТРУКТУРЕ

Руководители высшего уровня (директора агентств, департаментов)

Линейные руководители (аккаунт-директор, групп хэд)

Линейные сотрудники

 

ПО ПСИХОТИПУ, ИНТЕРЕСАМ

В зависимости от подразделения:

  • «Тургеневские барышни»
  • Скептики
  • Творческие
  • И т.д.

 

ПО ВОЗРАСТУ

до 25 лет 
(~ 20% от общей численности)

24-34 года
(~ 68% от общей численности )

От 35 лет

(~ 12% от общей численности)

 

ПО ВОВЛЕЧЕННОСТИ

Вовлеченные

Невовлеченные

 

Утверждение KPI и терминов («что измеряем и как измеряем?»)

Определили и описали термины, их определение, как будем их измерять и как оцифровывать.

 

Термин

Определение

Как измерить

Как оцифровать (KPI)

Лояльность

Формулировка RCG:

«Я горжусь своей компанией!»

«Оцените высказывание по 10-бальной шкале:

  • Я без сомнения рекомендовал бы нашу компанию своему другу, ищущему работу в этой сфере
  • Я горжусь тем что работаю в этой компании

 

8 баллов и выше - положительные ответы

 

от 7 до 7,9 баллов – нейтральные

 

От 6,9 и ниже – неудовлетворительные для нас

Вовле-ченность

Сотрудники добровольно прилагают дополнительные усилия для достижения высоких результатов и для улучшения внутренней жизни и климата RCG

 

Уникальное определение RCG:

«Мне не все равно!»

Ответы на вопросы (да/нет):

Вовлекался:

- Принимал ли ты за последние … месяца участие в каких-либо внутренних проектах RCG, направленных на повышение эффективности, внедрение изменений и т.п.? (если ответ «да», то укажи проект и свое участие)

- Принимал ли ты за последние … месяца участие во внутренних спортивных мероприятиях RCG/ социально-благотворительных/ развлекательных и т.п.? (если ответ «да», то укажи мероприятие)

 

Проявлял инициативу:

- Инициировал ли ты сам за последние … месяца какой-либо внутренний проект для повышения эффективности бизнеса или улучшения внутренней жизни и психологического климата RCG? (если ответ «да», то укажи мероприятие)

По количеству положительных ответов (принял участие) в % от общего числа опрошенных (ответивших на анкету).

 

Норматив на 2017 –  50% положительных ответов

Информи-рование

Сотрудники в курсе каких-то самых крупных/ важных/ значимых  внутренних проектах RCG

Ответы на  вопросы (да/нет):

  • Знаешь ли ты о прошедшем (название  внутреннего мероприятия из области спорта/социалки/обучения/развлечения и т.п.)?

По количеству положительных ответов

 

Норматив на 2017– 70% положительных ответов

Обратная связь

Сотрудники отвечают на анкеты или сами выходят с ОС в каналах коммуникации (телеграм, собрания)

  • Активность в опросах
  • Инициирование ОС самостоятельно с предложениями по улучшению
  • Активность на личных живых встречах с руководством (типа «Горячей линии», «Завтрак с Президентом» и т.п.)
  • Опросы онлайн: Количество ответивших по сравнению с общим количеством принимавших участие.

 

Норматив – 80% ответивших от общего количества

  • Количество ОС, поступившей по разным каналам коммуникации

 

Определение периодичности замеров показателей (KPI) и методы замеров

 

ЧТО

РЕГУЛЯРНОСТЬ

КАК

Информированность

Ежемесячно

 

 

Опрос фокус-группы  онлайн

 

Лояльность

1 раз в 2 месяца

(чередуя с вовлеченностью)

Вовлеченность

1 раз в 2 месяца

(чередуя с лояльностью)

Обратная связь

По мере проведения опросов, личных встреч и т.п. активностей

Количество ОС

 

Расчет человеко-часов в части реализации стратегии внутренних коммуникаций

Расчет проводился по каждому каналу: портал, инфо доски, Telegram, влог.

Пример расчета по влогу (фрагмент):

Рубрики

Описание

Периодичность

Кол-во публ-ций в мес.

Время на подготовку 1 публ-ции

Монтаж

Затраченное время

Опрос сотрудников

Пример из пилота: ходьба по всему офису и опрос по поводу места проведения корпоратива.

Раз в две недели

2

180

900

1260 минут (21 час)

 

Интервью с одним героем

Пример из пилота: Леша Кирюхин.

Раз в две недели

2

180

 

Подготовка контент-плана

По итогам опроса фокус-группы, было принято решение, что наиболее эффективными являются следующие каналы коммуникаций: влог, Телеграм-канал, чат в Телеграме, портал и информационные доски. Для каждого канала создается уникальный контент-план (свой язык коммуникации, рубрики и т.п.).

 

Пример контент-плана для Телеграм-канала (в остальные КК – аналогично):

RCG_1

 

Сроки проведения проекта

Январь 2017 г. – по настоящее время.

 

Особенности подачи (контент) для каждого из каналов, практическое использование результатов проекта и полученный результат

 

Сформировано единое информационное поле и сотрудники знают обо всех внутренних мероприятиях из жизни компании. Результаты за 2017 год:

RCG_2

 

Информация в каждый из каналов коммуникаций транслируется с учетом особенностей самого канала и целевой аудитории, которая его читает.

Портал: более официальный канал, для больших и официальных публикаций. Благодаря контенту, добились посещаемости всеми сотрудниками.

 

RCG_3
 

Влог: современный формат видео-блога о жизни компании. Снято 7 выпусков, от 400 до 700 просмотров на ютубе.

Telegram-канал и чат: короткие сообщения на простом, сленговом языке (в ежемесячных опросах фокус-групп нам указывают что чаще всего узнают новости здесь; на канал подписаны 167 человек из 200).

Доски: формат on-the-go, одна новость – 1-2 предложения, чтобы прочитать пока стоишь в очереди за кофе (охват тех сотрудников, которые не читают онлайн-ресурсы).

По глобальному проекту «Эволюция» (орг.изменения в компании) – информированность персонала о ходе и результатах  этого проекта составила 100% (цель достигнута, все знают о проекте, его результатах и активно участвую в изменении).

По важному для компании проекту «Ева» из области социально ориентированного маркетинга информированность составила 96% (то есть практически все знают о проекте). Сотрудники вовлеклись в сбор пластиковых крышечек для Благотворительного фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам», который стартовал в июле 2017 и активно сейчас продолжается. Сотрудники подключают своих друзей и знакомых (муж сотрудницы установил контейнер для сбора крышечек в своем фитнес-центре, друзья сотрудника – в своем кафе и т.п.).

В результате вовлечения (тизер во влоге, информирование на портале и в Telegram) удалось собрать заинтересованные и ответственные фокус-группы для работы над ценностями компании. И далее – вовлечь сотрудников в общее голосование (в голосовании приняло участие 136 человек). Сформулированные ценности утверждены руководством и на их основе был разработан манифест (от понятия «миссия» мы отказались, нам больше подошло понятие «манифест» как краткое описание философии компании).

 

Творческая презентация проекта


Актуальные и интересные HR-кейсы в нашем Telegram. Подписывайтесь на канал!

 

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены




Комментарии


Комментариев пока нет

Добавить комментарий *Представьтесь:


*Комментарий:


*Подтвердите, что Вы не робот:
Loading ...




Копирование и любая переработка материалов
с сайта neohr.ru запрещены

Copyright © Neo HR 16+

Прислать статью
О проекте
Политика конфиденциальности

Сетевое издание Neo HR. Свидетельство о регистрации средства массовой информации в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
ЭЛ № ФС 77 – 57596 от 08.04.2014
Учредитель: Ильин И.К. | contactus@neohr.ru | 8|925|3625348