Пространство для современных эйчаров  
  right_in.png  right_face.png  right_twit.png  ВК  google_5941  

 

 

Кейс: как просто автоматизировать сбор заявок на подбор?

« Назад

02.09.2016 09:20

светлана_грошева_3 Авторская колонка Светланы Грошевой, бизнес-аналитика, HR-консультанта Hi-tech HR

Концепция бережливого производства позволяет улучшить практически любой бизнес-процесс за счет выявления и устранения действий, которые не добавляют ценности для конечного потребителя услуги/продукта. Возможно, именно такой подход базово трактуется как метод снижения себестоимости, и если рассуждать логически, то так и получается: чем меньше в процессе участков, тем меньше себестоимость конечного результата и ниже стоимость обслуживания бизнес-процесса. Как концепцию бережливого производства можно применить к решению HR-проблем?

Сбор заявок на подбор персонала – каким он должен быть в идеале?  

Автоматизированный сервис сбора заявок – это тот инструмент, который бы хотел иметь любой HR-специалист в своем арсенале. Однако его внедрение в компании, например, из трех человек расточительно. Но если попытаться решать проблемы с точки зрения бережливого производства, то можно оптимизировать большинство процессов и без дорогой автоматизации.

Рассмотрим данную гипотезу на примере процесса сбора заявок на подбор. Оговоркой в данном случае будет служить описание требований к такому процессу. Эффект будет особенно заметен, если дело касается распределенной сети филиалов с выделенной функцией HR в отдельном центре либо кадрового агентства, оказывающего услуги по подбору на территории всей страны и за ее пределами.  

Типичный бизнес-процесс подачи и сбора заявок на подбор персонала:

кейс1  

Важный момент – рассмотрение процесса с точки зрения удовлетворения конечного потребителя. Что для него важно? Максимально полно описать кандидата, которого необходимо найти, передать информацию и не отвлекаться на уточняющие вопросы в процессе подбора, в кратчайшие сроки получить либо кандидата, либо понимание текущей ситуации по своей заявке.

Обратите внимание на «акценты» в представленной цепочке действий:

кейс2  

, где   кейс3 является действием, добавляющим ценность для бизнеса,

 а кейс4 – действием, не добавляющим ценности для конечного потребителя услуги.

Казалось бы, очевидная вещь, но что происходит в реальности?

Если речь идет об HR-центре/департаменте компании, то, как правило, это либо электронное письмо с просьбой найти сотрудника на открытую позицию (в лучшем случае с описанием требования а-ля hh-style), в большинстве же случаев – телефонный звонок с устным рассказом о том, кто, когда и за сколько очень срочно нужен. В части компаний, в которых отношения между подразделениями хоть как-то регламентированы, – это служебная записка на подбор персонала с полями: наименование позиции, размер оклада, краткое описание функционала и стандартные требования к сотруднику. 

Тем не менее в работе с кадровыми агентствами становятся заметны новые подходы, в частности – переход в онлайн, который влияет на качество и количество собранной первичной информации по заявке. Так, например, в молодом поисковом сервисе для работодателя в Нижнем Новгороде необходимо заполнить порядка 15 полей и еще дать дополнительные уточнения по заявке, при этом вам все равно перезвонят для уточнения деталей по профилю должности или потенциальному кандидату. Не нужно забывать и о том, что некоторые уточнения по кадровым вопросам в силу законодательных ограничений запрещается размещать онлайн.  

Получается, что время, потраченное на формирование и заполнение карточки заявки, является отнюдь не тратой времени, а инвестицией в результат и гарантом минимизации потерь при переключении задач, связанных с телефонными звонками/встречами и обсуждениями дополнительных требований к кандидату. Все было бы хорошо, если бы не одно «но», а именно: несмотря на логичность данного вывода, зачастую те же HR-специалисты или руководители-заказчики услуги стараются «сократить» этот этап как по времени, так и по вложенным усилиям. Здесь виновата только природа человека – по натуре он ленив, и с этим сложно спорить. 

Пример создания карточки заявки на подбор

Как говорится, «Не можешь победить – присоединяйся», поэтому то, что можно сделать сейчас, – это продумать карточку заявки на подбор таким образом, чтобы получить:

1. исчерпывающую информацию о профиле должности;

2. исчерпывающую информацию о желаемом профиле кандидата;

3. диапазон изменения основных характеристик кандидата (к сожалению, не бывает так, чтобы все и сразу, поэтому при подборе кандидата однозначно придется чем-то жертвовать, и этот допустимый интервал надо знать до начала поиска потенциальных претендентов);

4. информацию по желаемым срокам закрытия вакансии, а также дедлайну;

5. информацию о возможных альтернативах, которые на текущий момент видит заказчик услуги. Ситуации в бизнесе бывают разные, поэтому для обеспечения качественного результата бизнес-процесса надо с самого начала стараться снизить уровень неопределенности и получить хотя бы потенциально управляемую вероятность наступления того или иного события, напрямую влияющего на оказание услуги по подбору.

Пример внутренней карточки заявки на подбор – ниже. Чем ближе организационная культура компании к «бюрократической» или «рыночной», тем детальнее должны быть описаны поля карточки заявки, в случае же с «клановой» и «адхократической» организацией поля вполне допустимо оставить без более глубокой детализации (при условии, что дополнительных уточняющих звонков не понадобится)[1].

В конкретно взятом примере сервис сбора заявок на подбор реализован собственноручно с помощью SharePoint Online в рамках Office 365. Такие данные по заявке, как «Заказчик»/«Автор заявки» и «Дата создания»/«Дата изменения заявки» фиксируются системой автоматически.

кейс8_1

кейс8_2    

Разобравшись с частью бизнес-процесса, создающей итоговую ценность для конечного продукта, следует определиться с этапами, которые мы не можем «удалить» из процесса, но которые не несут дополнительной ценности, а именно: отправка, получение заявки и назначение ответственного.

Данные этапы должны быть максимально минимизированы по стоимости. Минимизация стоимости достигается за счет уменьшения времени на выполнение данных операций и обуславливается низкой стоимостью администрирования данных участков.

Под администрированием я понимаю количество времени руководителя на контроль процесса, а также потраченный ресурс на ручное исправление хода бизнес-процесса в случае его сбоя/нестандартного поведения.

Благодаря настроенному рабочему процессу на SharePoint Online, после того как заказчик создает заявку:

1. Ему и руководителю центра подбора приходят автоматические оповещения о создании новой заявки.

2. Заявке автоматически присваивается уникальный номер, статус, заполняется ответственный либо автоматически по заранее настроенному процессу, либо в ручном режиме руководителем службы. И в том и в другом случае затраты на администрирование минимальны, особенно по сравнению с ручным сбором заявок в почте, по телефону и в Excel-файле.

3. Заявка оказывается в базе данных (список SharePoint), которая обладает различными преимуществами: версионность, откат к предыдущей версии, контроль внесенных изменений. По-настоящему ощущаешь силу единой базы данных в одном списке, который можно совместно редактировать и понимать, кто и что изменил. У каждого на местах есть свой Excel-файл, который ведется с незапамятных времен в своем собственном формате (двух одинаковых, естественно, нет). Более того, чуть ли не через заявку в «комментариях» к заявке приписана важная информация – именно та, которую нельзя автоматически вытащить для анализа (не потрудившись как следует).

кейс11   

Два последних этапа бизнес-процесса подачи и сбора заявок на подбор также добавляют ценность к конечному результату, и здесь я не только и не столько буду говорить о том, насколько финальный кандидат соответствует идеальному профилю заявки/должности, а о той части работы, которую зачастую оставляют без внимания, а именно –накопление данных и их последующая аналитика по работе с заявками.

Единая база данных всех заявок нужна как заказчику услуги, так и исполнителю. Очевидные преимущества:

Со стороны исполнителя:

•Понимание текущей загрузки: общее кол-во заявок, распределение заявок по городам, по исполнителям, по статусам. Динамика количества заявок: рост, снижение, изменение по месяцам, по периодам

•Анализ активности конкретного Заказчика для прогнозирования собственной загрузки на будущие периоды
•Выявление рентабельных и нерентабельных Заказчиков на основе стоимости и сроков закрытия заявок

Со стороны заказчика:

•Наличие единого окошка для работы со своими заявками

•При смене сотрудника все данные для последующей работы остаются в рабочем состоянии (нет привязки к настольному ноутбуку/компьютеру бывшего сотрудника и архиву его файлов)
•Понимание текущей загрузки на аутсорсе /в работе. Возможность оценить качество и скорость работы выбранного сервиса.

Описанные в текстовом виде преимущества имеющейся аналитики сложно распознать. Поэтому мы обращаемся к Microsoft Power BI, который легко подключается к нашей базе данных заявок на SharePoint Online и выводит в общую панель все необходимые данные:

кейс12   

 

Результат

Благодаря грамотному подходу с вдумчивым анализом данного бизнес-процесса нам удалось:

  • Сократить время на прохождение одной итерации по данному бизнес-процессу.
  • Снизить итоговую стоимость услуги и стоимость администрирования бизнес-процесса за счет простейшей автоматизации на платформе Office 365.
  • Увеличить итоговую ценность услуги для заказчика.

Таким образом, базовые ИТ-инструменты и подходы в концепции бережливого производства способствуют выживанию и процветанию HR-функционала в экономически нестабильное время.

 


[1] Типология К. Камерона и Р. Куинна.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены 



Комментарии


2016-09-02 13:31:38 ololo #
все выглядит здорово и круто, только проблема в том, что судя по первой части статьи вы не представляете себе процесс формирования, подтверждения и работы над заявкой со стороны клиента.

Ответить / Цитировать

Добавить комментарий *Имя:


E-mail:


*Комментарий: