4 мифа о переходе на кадровый электронный документооборот

« Назад

07.06.2021 16:40

В маркетинге есть понятие «жизненный цикл продукта», который представляется в виде синусоиды. Вначале новый продукт привлекает к себе внимание небольшого числа покупателей — их называют ранними последователями. Они тестируют, подстраиваются под новую, еще несовершенную технологию, но постепенно их энтузиазм и успехи заражают других, а продукт набирает популярность и становится массовым. А потом постепенно сходит с горизонтов, потому что мода меняется, технологии совершенствуются — на смену радио приходят смартфоны, в которых можно послушать и радио.

Так компании, которые рискнули и перешли частично или полностью на кадровый электронный документооборот (КЭДО), положительно оценивают свой опыт. Автоматизация процесса позволяет сотрудникам HR-службы поддерживать эффективное удаленное взаимодействие с сотрудниками и контролировать процессы. По моему опыту, ИТ-система, которую мы используем в «ДоксВижн», снимает обязанность по рутинной коммуникации с сотрудниками, сама рассылает напоминания, подсвечивает узкие места в процессах.

Меня зовут Мария. Я работаю менеджером по персоналу в компании «ДоксВижн», ратую за перевод кадровых процессов в «цифру». Пожалуй, меня можно назвать ранним последователем КЭДО. Я часто встречаю у своих коллег отрицание и сомнения в отношении перевода кадрового делопроизводства в цифру. Я сама не сразу приняла нововведение, но согласившись на эксперимент, теперь поддерживаю его развитие. Считаю, что нужно автоматизировать все, что можно структурировать, так как в результате появляется больше времени на интересную работу, а рутина перекладывается на систему. Поэтому решила собрать мнения противников перевода электронного документооборота в цифру, чтобы добавить чуть больше информации по каждому вопросу и, может быть, вдохновить их попробовать.

Миф 1. Оформление ЭЦП для перехода на КЭДО требует существенных инвестиций

Действительно, ежегодное обслуживание усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) стоит около 3000 руб., требует ежегодного продления, офлайн-встреч. Однако, сейчас мы наблюдаем определенную либерализацию стоимости владения ЭП и большее проникновение технологий, а именно — появление облачной подписи. Она будет стоить в 3 раза дешевле для компании, будет доступна как любой облачный сервис.

С другой стороны, необязательно всем сотрудникам раздавать УКЭП для организации кадрового электронного документооборота. Нормативные акты внутри отдельной организации могут допустить использование простой или неквалифицированной электронной подписи. Например, у нас в компании в рамках платформы Docsvision эти подписи уравнены. А по данным исследования Deloitte, 79% компаний используют для КЭДО простую электронную подпись. Из них 53% компаний применяют исключительно простую электронную подпись (ПЭП).

Для использования ПЭП необходимо закрепить правила ее использования в нормативной документации.Почти три четверти российских компаний урегулировали процедуру электронного взаимодействия между работником и работодателем в локально-нормативных актах (ЛНА).

Миф 2. Надо дублировать электронные документы на бумаге, так как суд в кризисной ситуации может не принять электронные документы

Снова обратимся к статистике компании Deloitte, так как эта компания уже второй год подряд проводит исследование на тему применения кадрового электронного документооборота в компаниях на территории России. По результатам исследования, в 67% случаев суды и контролирующие органы принимают электронные кадровые документы в качестве доказательства. И даже половина компаний, которые уже перешли на КЭДО и дублируют электронные документы бумажными версиями, планируют отказаться от задваивания процессов и полностью перейти на ЭДО. Постепенно этот фактор перестанет быть сдерживающим. Так как автоматизация любого процесса приводит к его оптимизации и упрощению, и дублирование электронных документов бумажными хоть и выглядит излишним, но может быть не столько трудоемким после модернизации старого процесса.

Я бы отметила, что больше всего тормозит переход компаний на КЭДО отсутствие законодательного регулирования. Хотя в 2020 г. произошли значительные изменения в этой области. С 1 января 2021 года в силу вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие дистанционную (удаленную) работу сотрудников на временной или постоянной основе. Теперь зафиксировано использование разных ЭЦП, а не только УКЭП, и возможность полного отказа от бумажных документов для дистанционных сотрудников.  Конечно, это только первые шаги, но они уже сделаны и появляется больше понимания, как переводить кадровый учет «в цифру», с возможностью отказа от бумажного дублирования.

Миф 3. Трудовая инспекция запрещает перевод в электронный документооборот ряд документов

При переходе на КЭДО рекомендуется сначала составить список документов, которые используются в процессе кадрового делопроизводства и дополнить его описанием процессов, которые уже есть в организации. Затем провести внутренний аудит, цель которого — избавиться от дублирования документов и оптимизировать процессы. Получившийся список сверить с нормативной базой и судебной практикой, чтобы принять решение о переводе документа в цифру. После такой оценки примерно 75% документов можно будет перевести в КЭДО без рисков. В случае перехода на КЭДО, работа с оставшейся четвертью документов при нормальной автоматизации также будет существенно упрощена.

Миф 4. Невозможно же взять и оцифровать архив

С помощью сканеров и соответствующего программного обеспечения можно не только создать скан-копии документов, но и автоматически ввести данные из документов в систему. Решения на рынке есть, при наличии бюджета это не является проблемой.

Хотя есть вопросы к хранению документов в электронных архивах. С одной стороны, именно электронный документ будет сохранен, так как в отличие от бумаги он не может сгореть, истлеть за древностью лет, быть залит кофе и прочее. С другой стороны, в системах пока предусмотрено хранение документов до 15 лет, а последующего механизма пролонгации хранения и подтверждения корректности документа не выработано. Хотя со временем эта задача тоже будет решена.

С чего начать?

В 2020 году случился всплеск интереса к КЭДО. По данным Deloitte, 44% попробовали перевести кадровые процессы в электронный вид, и 37% сделали это за прошлый год. Конечно, это объясняется затяжным процессов удаленной работы и глобальному пересмотру внутренних процессов в каждой отдельной организации.

Чтобы минимизировать риски и кризисные моменты, связанные с судебными разбирательствами, компании переводят в электронный вид наиболее простые, но требующие постоянной коммуникации процессы — это согласование графика отпусков, оформление командировок и отпусков. Также удобно поручить системе процесс ознакомления сотрудников с внутренней документацией. Несмотря на то, что эти процессы не самые критичные в работе кадровой службы, их автоматизация приводит к тому, что больше времени освобождается на реальную работу.

Автор: Мария Столовая, менеджер по персоналу «ДоксВижн».