Расчетный лист: как и когда выдавать, образец

« Назад

10.05.2025 00:00

Расчетный лист — это не просто формальность, а важный документ в процессе взаимодействия между работодателем и сотрудником. Несмотря на то, что обязанность по его выдаче закреплена в ст. 136 ТК РФ, практика показывает, что споры по поводу содержания, формы и способа вручения расчетных листков возникают периодически.

Остановимся на актуальных требованиях к расчетным листкам, проанализируем судебную практику и разъяснения ведомств последних лет.

Содержание:

• Что такое расчетный лист
• Форма расчетного листа
• Периодичность оформления расчетного листа
• Как выдавать расчетные листы
• Ответственность при выдаче расчетных листков
• Судебная практика

Что такое расчетный лист

Расчетный лист — это документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику с целью информирования о размере и составе зарплаты, чтобы тот понимал, из чего складывается его доход. Эта обязанность возлагается на работодателя независимо от того, как он выплачивает зарплату: наличными через кассу или путем перечисления денег на банковскую карту работника.

Обязанность зафиксирована в ст. 136 ТК РФ. Работодателю, который ею пренебрегает, грозит административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП и должностных лиц — 1 000-5 000 руб., для юрлиц — 30 000-50 000 руб.

Также следует обратить внимание на то, что выдача расчетных листков производится при каждой выплате зарплаты без специальных запросов от сотрудников. Поэтому работодатели, которые указывают в локальном акте, что расчетный лист выдается по запросу, нарушают трудовое законодательство.

Расчетные листки не выдают исполнителям, с которыми не заключены трудовые отношения, а именно:

• оформленным по договорам подряда, ГПХ;
• самозанятым.

Сотрудницам в декрете листки тоже не выдаются, поскольку пособие по БиР им выплачивает СФР.

Форма расчетного листа

Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, который установлен ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Нередко компании используют форму из программы 1С.

Скачать образец расчетного листа

Расчетный листок включает детальную информацию обо всех видах выплат, входящих в состав зарплаты и начисляемых сотруднику за каждый отработанный месяц. 

Несмотря на то, что расчетный лист несет только информационную функцию, каждый вид выплаты и удержания должен быть указан отдельно. Содержание расчетного листа включает:

• Все составные части зарплаты за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, в том числе северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Если компания применяет северные надбавки, в расчетном листе отдельно нужно указать оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.
• Другие непостоянные начисления: отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.
• Размеры и основания удержаний. В частности, сумма НДФЛ и алименты.
• Общая сумма выплаты.

Если вы оплачиваете питание работников, снимаете квартиры некоторым специалистам или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.), такие поощрения могут быть признаны зарплатой в неденежной форме. Поэтому их, а также удержанный НДФЛ обязательно надо указать в расчетном листе.

При этом не требуется указание в расчетном листке информации об отработанных работником часах. Как уточняет Роструд в своих рекомендациях, оклад фиксируется в расчетном листке в том размере, который работник фактически должен получить.

Поскольку законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в расчетные листки, работодатель вправе это делать ручкой. Роструд не считает это нарушением законодательства.

Периодичность оформления расчетного листа

В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. При этом в Письме Минтруда РФ от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1 уточняется, что при выплате отпускных специально выдавать расчетный листок не нужно, поскольку оплата отпуска не является выплатой зарплаты.

Как выдавать расчетные листы

Способ вручения расчетного листка — актуальный вопрос с учетом того, что все больше работодателей переходят на кадровый электронный документооборот. Кроме того, ТК РФ не устанавливает способ выдачи расчетных листков и не обязывает работодателей документально фиксировать факт их выдачи. В то же время Письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 рекомендует выдавать расчетные листки таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта выдачи.

Некоторые работодатели направляют листок по электронной почте и даже через мессенджеры, стремясь экономить время и бумагу. По каждому такому случаю ГИТ дала разъяснения в Письме от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297.

Направление расчетные листа на электронную почту работника. Если трудовой договор, коллективный договор, локальный нормативный акт предусматривает направление расчетного листка по электронной почте, то такой порядок не нарушает ТК РФ. Для фиксации даты рассылки и получения сообщений используйте функцию «подтверждение прочтения письма».

Направление расчетного листка посредством мессенджера. Такой способ допускается, если он установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте и работник письменно сообщил номер телефона, на который должен приходить листок.

Интересно то, что Минтруд в Письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 придерживается мнения, отличного от позиции ГИТ. Ведомство считает, что направлять работникам расчетные листки в электронной форме допустимо только в случаях, если в компании ведется КЭДО в соответствии со ст. 22.1-22-3 ТК РФ. В противном случае извещение работника о составных частях заработной платы в таком формате не будет соответствовать требованиям трудового законодательства.

Выдача бумажного расчетного листа. Пожалуй, это самый неудобный способ. Необходимо не просто выдать документ сотруднику, но и получить его подпись. Чтобы не бегать за сотрудниками каждый месяц, пропишите в локальном документе, например, в ПВТР, что в день выплаты зарплаты (окончательной оплаты за период) работники должны получить расчетные листы в бухгалтерии с 9:00 до 18:00. Это соответствует закону, так как вы исполняете ст. 136 ТК РФ. И тогда те, кому документ нужен, придут за ним сами. А если не придут, то нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу и создали условия для получения листов работниками.

При вручении бумажного расчетного листа не забывайте получать подпись сотрудника в учетном документе. Это может быть журнал или ведомость выдачи. Срок хранения бумажных документов, подтверждающих получение расчетного листка, составляет 6 лет.

Направление электронного расчетного листка через систему КЭДО. Это самый удобный и надежный способ. Персональные данные сотрудников защищены должным образом, в любой момент можно посмотреть историю действий с конкретным документом. Бумажные аналоги листков в таком случае не требуются.

Какой бы способ ни выбрал работодатель, он должен его закрепить в ЛНА. Важно, чтобы сообщения, содержащие информацию о зарплате, были защищены и другие люди не могли посмотреть чужие листы.

Ответственность при выдаче расчетных листков

За отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременную его выдачу организации грозит штраф в размере до 50 000 руб., а руководителя компании, в случае повторного нарушения, могут дисквалифицировать на срок от полугода.

Но штраф — не единственный риск. Нередко расчетный лист становится весомым аргументом в случае судебного разбирательства между работодателем и сотрудником. Его выдача доказывает, что в день получения зарплаты сотрудник знал о ее составных частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.

Судебная практика

Судебная практика подтверждает, что отсутствие доказательств выдачи расчетных листков может рассматриваться как нарушение трудовых прав работника. Например, в деле № 8Г-6072/2024 суд указал, что ненадлежащее выполнение работодателем обязанности по информированию работника о составных частях заработной платы является нарушением трудовых прав, влекущим обязанность по компенсации морального вреда.

Судебные позиции по спорным ситуациям

Отказ в выдаче расчетных листков. Если работодатель не предоставляет расчетные листки, это может быть признано нарушением трудовых прав. В деле № 2-5244/2023 суд обязал работодателя выдать расчетный листок, несмотря на отсутствие письменного заявления работника, указав, что требование о выдаче содержалось в исковом заявлении.

Форма и способ предоставления расчетных листков. Трудовое законодательство не требует обязательного вручения расчетных листков под подпись или их направления почтовой корреспонденцией. В деле № 8Г-6072/2024 суд отметил, что получение расчетного листка является правом работника, и работодатель не обязан предоставлять его с подписями ответственных сотрудников или печатью организации.

Использование расчетных листков в качестве доказательств. Расчетные листки могут служить доказательством начисления и выплаты заработной платы. В деле № 8Г-9328/2024 суд принял расчетный листок, представленный истцом, как доказательство начисления премии, несмотря на утверждение работодателя об ошибочности его выдачи.

Автор: Яна Аржанова

Иллюстрации: Freepik