Оптимизация как необходимость: путь аутсорсинга

« Назад

21.12.2021 17:10

Сегодня аутсорсинг — один из основных инструментов оптимизации бизнес-процессов. Его грамотное и взвешенное применение дает возможность сфокусироваться на стратегических задачах, не размениваясь на рутинные операции. Почему растет популярность аутсорсинга и для каких компаний он подходит, рассказывает директор направления Hays Talent Solutions Олег Ткаченко.

Технологические инновации и глобальная коммуникационная инфраструктура радикально трансформируют традиционные представления о трудовых взаимоотношениях. Доминирующей парадигмой, о которой еще 15 лет назад американский журналист Дэниел Пинк говорил в своей книге «Нация свободных агентов», постепенно становится «серия транзакций между работником и компанией».

Не менее важна и «цена вопроса» как таковая. Из существующих сегодня способов оформления отношений между сотрудником и работодателем именно аутсорсинг является наименее затратным. Штатный сотрудник — это неизбежные издержки: не только 13% НДФЛ и обязательное страхование, но и расходы на поиск, обучение, удержание, работу с мотивацией. С индивидуальными предпринимателями и самозанятыми несколько проще, но при этом никто не отменял проблем, связанных с документооборотом. Физические лица — это и дорого, и неудобно.

Главное преимущество аутсорсинга заключается в том, что в его основе лежит приобретение определенной услуги, а не труда сотрудников. Именно это является главной предпосылкой для оптимизации, столь необходимой в период кризиса. Статистика подтверждает теорию: по данным исследования АЧАЗ, еще в 2019 году рынок аутсорсинга показал рост на 14,7%, а впоследствии эта тенденция лишь усилилась. Интересно, что в 2020 году оборот рынка предоставления труда работников в соответствии с ФЗ-116 снизился на 10,2%, тогда как аутсорсинг показал рост на 13,7%.

Во время пандемии компаниям стало невыгодно держать большой штат, поскольку ситуация на рынке была очень нестабильной. Выяснилось, что лекарством от многих «хворей» — таких как излишние расходы на персонал и нецелевые энергозатраты — может стать именно аутсорсинг. 

Показания к применению

Сегодня экстернализации можно подвергнуть многое: от клининга, курьерской службы и организации колл-центра до ИТ-задач, бухгалтерии, логистики и юридического сопровождения. К функциональному (подразумевающему управление бизнес-процессами) или ресурсному (сфокусированному на администрировании) аутсорсингу в том или ином виде прибегают компании из различных сфер: ИТ, банковского сектора, FMCG, фармацевтического бизнеса, ритейла и промышленности. Крупнейшая профильная биржа The Outsourcing Institute выделяет три категории:

• BPO, или аутсорсинг бизнес-процессов;
• аутсорсинг ИТ;
• прочее.

В целом аутсорсинг — достаточно гибкий инструмент, поэтому его можно применять в самых разных компаниях. Крупные предприятия выигрывают за счет масштаба операций и получают возможность стандартизировать процессы и снизить их стоимость. У небольших и особенно молодых компаний другая стратегия. Благодаря использованию аутсорсинга, они получают доступ к интеллектуальному капиталу, знаниям и опыту высококвалифицированных специалистов, не нанимая их при этом в штат. Тем более что на начальном этапе это не всегда целесообразно, так как предлагаемая загрузка может не оправдать затрат.

Подведем итоги. На аутсорсинг можно отдать практически все, но непрофильные функции компании при обязательной прозрачности ее внутренних бизнес-процессов.

Каким компаниям следует применять аутсорсинг с осторожностью?

• Тем, кто понимает, что в данном конкретном случае репутационные и финансовые риски, которые повлечет возможная ошибка провайдера, выше, чем потенциальная выгода от применения аутсорсинга. Существуют производственные процессы с жесткими требованиями к технике безопасности и высокой степенью ответственности, и разделять ее с внешним исполнителем не рекомендуется.

• Тем, кто просто хочет сэкономить. Главная цель аутсорсинга — повышение эффективности бизнес-процессов. Его «побочным эффектом» зачастую становится сокращение прямых издержек, но не факт, что оплата услуг стороннего подрядчика окажется дешевле, чем реализация той или иной задачи внутренними силами компании.
• Тем, кто не учитывает важную особенность природы аутсорсинга, связанную с лежащей в его основе узкой специализацией. Американский инженер и философ Бакминстер Фуллер предупреждал, что чрезмерная специализация «отключает поисковые настройки широкого диапазона и тем самым пресекает дальнейшее открытие всемогущих более общих принципов». Понимание этих процессов помогает определить, что можно отдавать на аутсорсинг, а что в любом случае необходимо делать внутренними силами компании.

Каждому по потребностям

Для различных бизнес-моделей требуются разные формы аутсорсинговых отношений. В частности, в сфере управления персоналом существует несколько схем, применяющихся в зависимости от поставленной клиентом задачи.

Самый простой вариант — передача внешнему провайдеру функций администрирования, и здесь наиболее целесообразной выглядит модель BPA (Business Process Administration — Администрирование бизнес-процессов). В рамках этого формата при взаиморасчетах между поставщиком и заказчиком учитывается время, отработанное предоставленными на определенный срок сотрудниками. Однако результат их деятельности полностью находится в зоне ответственности клиента. Применение BPA позволяет в значительной степени сократить численность штатного персонала, снизить нагрузку на бухгалтерию и внутренний HR, уменьшить риски возникновения трудовых споров.

Еще одна версия HR-аутсорсинга — вывод за рамки собственной службы определенных функций в комплексе. Примером может служить организация тренингов, когда провайдер берет на себя привлечение тренеров, поиск локаций, производство раздаточного материала — весь цикл взаимодействия с поставщиками той или иной услуги в соответствии с пожеланиями клиента. 

Для подобных случаев существует формат MSP (Managed Service Provider — Управление поставщиками), в рамках которого провайдер консолидирует работу с поставщиками вне зависимости от их количества и делает цепь взаимодействия максимально короткой, благодаря чему достигается значительная экономия временных, человеческих и финансовых ресурсов.

Важным плюсом MSP является комплексная проверка поставщиков. По данным опроса Hays, проведенного в 2020 году среди 187 российских и международных компаний, в среднем на проверку и согласование российского поставщика уходит месяц, иностранного — около двух. Обращение к MSP-провайдеру позволяет значительно ускорить этот процесс. И, пожалуй, единственная ситуация, при которой эффективность MSP-решения неочевидна, — это малые объемы закупок.

Когда речь заходит о непосредственно рекрутменте, задачи могут разниться. Если цель — закрытие однотипных, базовых вакансий широкого спектра (от полевого персонала и ритейла до финансов и логистики), имеет смысл использовать формат RPO (Recruitment Process Outsourcing — Аутсорсинг рекрутмента). Это гибкая составная услуга, в рамках которой клиент полностью или частично выводит управление тем или иным проектом на сторону подрядчика, отвечающего за его реализацию и конечный результат. При этом члены команды RPO, работая на территории заказчика и ориентируясь на его корпоративную культуру, являются сотрудниками компании-провайдера.

Для поиска редких, «штучных» специалистов разумнее использовать такую форму сотрудничества, как HR-имплант, когда менеджер рекрутингового агентства работает только на одного заказчика, зачастую на его территории, погружаясь в специфику его деятельности и создавая нужный поток кандидатов.

Правильно подобранная схема аутсорсинговых отношений в управлении персоналом позволяет внутренним HR-специалистам не погружаться в микроменеджмент, концентрируясь на стратегических задачах, таких как удержание, развитие, разработка схемы мотивации сотрудников.

Семь раз отмерить и один раз подписать

Только так нужно относиться к выбору подрядчика — вдумчиво и скрупулезно. Особое внимание рекомендуется обратить на ряд факторов.

• Репутация провайдера. Соберите рекомендации, относясь к этой задаче со всей серьезностью. Если вы заметите, что поставщик слишком часто меняет юридические лица, стоит задуматься, можно ли этой компании доверять. Ряд специалистов полагает, что развитие аутсорсинга в России тормозит именно активность «серых провайдеров», которые могут внезапно исчезнуть, что повлечет за собой «перенастройку» всех процессов. Или что еще хуже, могут нарушить соглашение о конфиденциальности.
• Финансовая стабильность и платежеспособность провайдера. Система функционирует на постоплате, и потому всегда есть риск того, что провайдер без большого оборота и хорошей маржинальности может элементарно обанкротиться. Если компания демонстрирует огромные обороты, но прибыльность находится на грани окупаемости, а ставки ниже рыночных, то можно усомниться в ее платежеспособности.
• Стоимость услуг. Слишком дешево — повод задуматься. К сожалению, «быстро, качественно и недорого» не бывает. Одним пунктом из списка всегда придется пожертвовать. На чем будет экономить провайдер? Не исключено, что на социальных выплатах сотрудникам проекта, что неизбежно повлияет на их эффективность.

Именно низкая стоимость порождает известные стереотипы, связанные с аутсорсингом. В частности, мифы о низкой мотивации и непрофессионализме сотрудников, предоставляемых провайдером. Если поставщик не экономит на гонорарах и социальных выплатах, мотивация в рамках аутсорсинговых отношений может оказаться даже выше, ведь они дают специалисту больше гибкости и разнообразия.

• Детали договора. Важна каждая мелочь, каждая запятая — от того, насколько точно будут «на берегу» сформулированы задачи и условия сотрудничества, зависит успех проекта в целом. В договоре должны быть прописаны параметры SLA (Service Level Agreement) — соглашения об уровне обслуживания, включающего в себя перечень ключевых показателей, их целевые значения, определенные исходя из потребностей бизнеса, средства контроля и отчетности, а также компенсации за ненадлежащее выполнение SLA. 

Зачастую имеет смысл привлечь двух провайдеров — основного и резервного, который при возникновении форс-мажора сможет взять на себя необходимые функции.

Будущее аутсорсинга

Существуют опасения, что роботизация и диджитализация затормозят развитие аутсорсинга в тех сферах, где высоки расходы на персонал. Однако технологические инновации сами по себе стоят недешево, и поэтому в ближайшем будущем влияние этих факторов на рынок аутсорсинговых услуг вряд ли окажется ощутимым.

Кроме того, интересна обратная взаимосвязь между аутсорсингом и возможностями автоматизации, отмеченная британским исследователем Майклом Осборном. Он обращает внимание на тот факт, что «в последние годы компании вкладывали много сил и средств в более точное определение и оптимизацию рабочих мест в рамках мероприятий по передаче работ сторонним организациям». И это, по мнению Осборна, явилось удобной базой для разработки алгоритмов выполнения работ. Таким образом, можно сказать, что автоматизация и аутсорсинг идут рука об руку, являясь стратегиями будущего, позволяющими планировать развитие компании, концентрируя ресурсы на приоритетных задачах.

Российское законодательство в этой области постепенно совершенствуется, и как сотрудники, так и работодатели все больше ценят мобильность, возможности для маневра, оптимизацию времени и усилий — именно то, что дает аутсорсинг.