Как оформить наградную поездку сотруднику

« Назад

27.07.2022 19:13

У каждой компании свои программы льгот и гарантий сотрудникам. Самые распространенные из них, кроме премий, — это оплата питания, медицинская страховка, выплаты за стаж и к отпуску. Несмотря на непростую ситуацию, практика показывает, что работодатели стараются сохранить их. И даже расширить, например, награды за победу в корпоративном соревновании. И тогда возникает второй вопрос: как оформить бонус. Ошибка даже в благом деле приведет к штрафу.

Оформление подарка

Приведем пример. Компания провела мотивационную программу в отделе продаж, победителя ждала праздничная поездка на несколько дней на Черное море. Но «вручение награды» поставило массу вопросов: отметка в табеле учета, оформление поездки, обеспечение льгот и гарантий, оплата расходов и др. С одной стороны, поездка затронет рабочие дни, но деловых целей у нее нет.

Безусловно, компания имеет право награждать работников за добросовестный труд и другие результаты — объявлять благодарности, премировать, вручать подарки, грамоты. Об этом прямо сказано в Трудовом кодексе РФ. То есть закон предусматривает возможность поощрений, в том числе в виде подарков. Поэтому подарок в виде оплачиваемой поездкой можно считать поощрением в рамках ст. 191 ТК РФ, если она дается за добросовестное выполнение задач или особые достижения.

Однако оформление подарка законом не устанавливает. Таким образом, работодатель сам определяет условия предоставления подарка. Лучше всего описать их в соответствующем локальном нормативном акте. Что касается организационной стороны, существует четыре способа оформить такую поездку.

1. Освободить сотрудника от работы, сохранив зарплату. Предоставление дополнительного выходного дня, кроме случаев, установленных в ТК РФ, уменьшает норму рабочего времени и должно привести к снижению заработной платы. Но если инициатива исходит от вас, можно оплатить такие выходные. В табеле учета работы эти дни можно указать как дополнительные оплачиваемые выходные. Как правило, их указывают кодом «ОВ» или «27». Тогда работник получит полную зарплату и при этом воспользуется наградной поездкой.
2. Наиболее удобный для компании вариант — оформление ежегодного оплачиваемого отпуска. По договоренности с человеком вы можете предоставить ему отпуск на время поездки. Поскольку путешествие предполагает отсутствие на рабочем месте, это предполагает и освобождение от исполнения трудовых обязанностей. При этом в соответствии со ст. 106 ТК РФ, время, когда человек свободен от них, является временем отдыха, одним из видов которого на основании ст. 107 Кодекса является отпуск. Его оформление не только просто и понятно для HR, но особенно выгодно, если у человека накопились неотгулянные дни. А «хвосты» отпусков — серьезный риск для работодателя, который можно таким образом закрыть. Правда для этого нужно и согласие работника, особенно если у вас есть график отпусков, и отдых у человека запланирован на другие дни.
3. Работник может оформить отпуск за свой счет. Такой вариант возможен только на основании письменного заявления работника. Компания по своей инициативе сделать это не имеет права, как гласит ст. 128 ТК РФ. Следовательно, как и в предыдущем варианте, необходимо согласие человека на такой отпуск. Но вряд ли такой вариант будет интересен самому сотруднику.
4. Наконец, вы имеете право отправить сотрудника в командировку, хотя деловых целей и задач не предполагается. Такой вариант наименее рискован для вас, если работник направляется для участия в каком-либо мероприятии, которое относится к работе, например, для посещения лекции или участия в семинаре. Но важно помнить, поездку, не связанную с исполнением трудовых обязанностей, командировкой считать нельзя.

Так или иначе, награды и подарки сотрудникам — это не только дополнительные гарантии и льготы. Любой бонус требует правильного оформления, а зачастую еще и согласия работника, чтобы ваш соцпакет не превратился в зону риска.

Автор: Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS