Как кафетерий льгот мотивирует сотрудников и экономит бюджет Корпоративная культура

« Назад

09.09.2021 13:43

Классические социальные пакеты — больше не уникальное преимущество работодателя. Во-первых, они воспринимаются работниками как данность, во-вторых, не индивидуализированы — а значит, не мотивируют должным образом.

Вознаграждение должно подразумевать вариативность, соответствовать личности сотрудника и быть уместным в конкретный период. Скажем, молодому здоровому человеку далеко не всегда нужен ДМС, а людей со знанием английского вряд ли вдохновит оплата уроков, например, в Skyeng.

Проблема решается введением системы гибких льгот, в основе которой — самостоятельный выбор работником нужного бонуса. Она работает по принципу кафетерия, только «в меню» вместо бутербродов и кофе — медицина, страхование, обучение и фитнес. Встречаются и экзотические варианты вроде компенсации бензина, доставки еды, билетов на спортивные матчи или в театр. По данным The Society for Human Resource Management, британской ассоциации по трудовым ресурсам, такое решение явно на пользу бизнесу. Так, в компаниях с внедренным кафетерием льгот производительность труда выше на 24%, эффективность набора персонала — на 11%, а удержания — на 17% в сравнении с другими организациями.

При этом мало предложить выбор — важно обеспечить соответствующий функционал. Просто представьте, что ваши HR-менеджеры вручную собирают заявки с каждого человека, потом сортируют и вносят в Excel-таблицу. Долго, дорого и неэффективно.

Другое дело — автоматизированная онлайн-платформа. Эффект от ее внедрения рассмотрим на примере российского филиала фармацевтической группы компаний Chiesi Farmaceutici (далее «Кьези») — они недавно оптимизировали свою систему бонусов с помощью программного продукта «ТопФактор: Кафетерий льгот и магазин бенефитов».

Зачем «Кьези» автоматизация выбора льгот

Международная группа компаний «Кьези» больше 85 лет занимается исследованиями в сфере фармацевтики и здравоохранения и представлена в 30 странах. В российском филиале работают 170 сотрудников, из которых 50 — в столичном офисе, а остальные распределены по всей стране.

Поскольку «Кьези» придерживается европейского формата взаимодействия с персоналом и выступает социально ответственной корпорацией, в центре ее стратегии развития — люди. Поэтому набор льгот был всегда: сначала разные программы ДМС, постепенно добавились дополнительный отпуск, доплата за стаж, компенсация транспортных расходов и мобильной связи, корпоративное обучение с доступом к библиотеке, страхование жизни и прочие бонусы.

Перечень льгот регулярно пересматривается и расширяется, а правила их предоставления редактируются — поэтому в 2019 году было решено оптимизировать весь процесс выбора и реализации корпоративных бенефитов.

Что было до

Ранее сотрудники «Кьези» могли изучить информацию по льготам только в формате презентации на внутреннем портале — это был простой перечень с минимальными разъяснениями.

Были и другие нюансы:

вся информация находилась в разрозненных источниках;
коммуникации осуществлялись через почтовые рассылки;
не было базы данных для хранения документов в электронном виде;
страховые компании-партнеры не обладали достаточной гибкостью.

Специалисты HR-отдела компании проанализировали все недостатки текущей системы, изучили лучшие практики на рынке и сформулировали новую концепцию выбора льгот, которую назвали «Конструктор бенефитов». В ее основе — комбинирование и гибкость, автоматизация и интерактивность.

Как выбирали решение

При выборе программного продукта для автоматизации кафетерия льгот компания опиралась на следующие критерии:

деловая репутация HR Tech-провайдера;
реализация функционала конструктора в режиме «одного окна»;
интуитивно понятный интерфейс;
получение исходного кода для дальнейшей доработки системы своими силами;
возможность обновления платформы;
возможность бесшовной интеграции с программными продуктами 1С.

Кто реализовал проект

Основная сложность автоматизации кафетерия бенефитов заключалась в том, что приходилось привлекать и координировать разные команды. Для нивелирования рисков проектом руководили старший HR-специалист и ИТ-директор «Кьези».

Внешними участниками проекта стали:

специалисты «ТопФактор». Они настраивали алгоритмы, создавали базы данных, разрабатывали инструкции, обучали команду проекта администрированию системы и помогали с внедрением программы;
представители страхового брокера Willis Towers Watson совместно с компаниями Allianz и «Ингосстрах». Они формировали пакеты услуг и программ по городам, прорабатывали условия страхования.

За внедрение программного продукта отвечало ИТ-управление «Кьези», за согласование и защиту бюджета — финансовое управление, а предварительным тестированием системы занимались работники региональных представительств в Москве, Челябинске, Ставрополе и Красноярске.

Шаг за шагом

Проект был реализован в течение 2020 года.

С января по март 2020 года проводилась подготовительная работа: защита проекта перед руководством головной компании, выбор партнера по автоматизации и нового страхового брокера, проведение опроса сотрудников компании.
С апреля 2020 года проект вступил в активную фазу автоматизации. В этот период проходили еженедельные встречи команд, обсуждались необходимые настройки программного продукта.
В мае 2020 года состоялась презентация платформы и тренинг-сессия. Часть сотрудников получила тестовый доступ к платформе.
В июле 2020 года началась эксплуатация платформы в рабочем режиме всеми сотрудниками компании. Были проведены вводные сессии, подготовлены инструкции и примеры расчетов льгот и компенсационных выплат.
В декабре 2020 года сотрудники «Кьези» получили первые компенсационные выплаты, которые рассчитывались в автоматическом режиме.

Как решение выглядит сейчас

Платформа работает по принципу конструктора LEGO — пользователи в интерактивном режиме собирают пакет льгот «под себя». Сотрудники могут видеть полный список привилегий в личном кабинете, самостоятельно составлять и управлять индивидуальным набором бенефитов, видеть материальное исчисление всех получаемых льгот и получать компенсационные выплаты.

Например, у всех сотрудников появилась возможность компенсировать затраты на гибкие льготы дважды в год — в середине страхового года и по его окончании, а также видеть в системе остатки средств, которые можно потратить на ту или иную льготу.

С точки зрения работодателя, в свою очередь, эта система — возможность мгновенно транслировать новые ценностные предложения, в автоматическом режиме управлять затратами на мотивацию персонала и оперативно корректировать программы бенефитов.

Конструктор автономен в работе, а подробная инструкция, разработанная совместно с «ТопФактор», позволила минимизировать количество технических ошибок и проблем в использовании. За год работы было зафиксировано не больше 40 обращений по техническим проблемам, хотя к системе подключено без малого 170 пользователей.

Что в итоге дает автоматизация

Экономия и оптимизация бюджета

Подход к поощрению сотрудников с использованием кафетерия льгот помогает перераспределять бюджет и расходовать его только на действительно интересные для персонала направления. Так, специалисты консультационной компании ПАКК и агентства Медстраховка.ру подсчитали, что в сравнении с «пакетным» подходом на этапе заключения договоров с поставщиками услуг экономия бюджета составит 3%, а на одного сотрудника получится расходовать меньше на 15% при том же опционале.

В случае «Конструктора бенефитов» разрешились сразу две проблемы, связанные с бюджетом:

Сформировался более устойчивый подход к прогнозированию затрат: в промежуточной полугодовой компенсации участвовали порядка 96 сотрудников, что позволило запланировать затраты на 2022 год, а также более равномерно распределить затраты в течение текущего страхового года.
Стала ощутима экономия бюджета в части договора по ДМС. Ценностное предложение конструктора построено таким образом, что сотрудник может выбрать отдельно блок ДМС, стоматологических услуг или расширения пакета медицинской помощи конкретно в своем городе.

После анализа выбора работников «Кьези»убрал из предложения невостребованные услуги и клиники и таким образом снизил стоимость программы. Более того, компания получила выгодное предложение на будущий страховой год, превышающее текущую стоимость договора всего на 5% взамен первоначальных 17%, даже несмотря на возросшую в период пандемии среднерыночную цену страховых услуг по ДМС.

Рост удовлетворенности сотрудников

Внутренние опросы «Кьези» показали, что уровень индекса лояльности (Net Promoter Score) сотрудников-пользователей повысился на 40% по сравнению с прошлым годом, когда управление пакетом бенефитов не было автоматизировано.

Целевое использование труда

После автоматизации отдел персонала больше не тратит время на сбор бумажных документов, откликов персонала и рутинную работу. Все бумажные данные теперь автоматически аккумулируются в «Заказах сотрудников», и информация не теряется.

Люди участвуют только в творческой работе — в составлении набора льгот и планировании улучшений.

Укрепление бренда

Автоматизация кафетерия льгот стала главной инновацией «Кьези» 2020 года. Но внедрение конструктора — только шаг, хотя и важный, к глобальной диджитализации и оптимизации всех процессов, которые формируют основу репутации компании среди сотрудников, клиентов и партнеров.

Компания ТопФактор регулярно проводит вебинары по HR-автоматизации, приглашаем вас на открытый вебинар «Автоматизация кафетерия льгот и магазина бенефитов», который состоится 12 октября в 14:00 мск, зарегистрироваться можно по ссылке.

На правах рекламы