02.08.2018 11:51
Элина Полухина, директор по персоналу рекламной группы компаний RCG.
Год назад руководство нашей компании начало масштабный проект организационных изменений, который касался практически всех направлений: клиенты и коммерческая политика, финансы и бизнес-процессы, технологии и инновации, социальные проекты, HR и внутренние коммуникации.
Проект назвали «Эволюция». И встал важный вопрос – как информировать всех сотрудников компании об этом проекте, о том как они движется, какие планы и результаты по каждому направлению? Мы поняли что текущий статус внутренних коммуникаций не справится с этой задачей и надо что-то менять. Собственно из конкретной бизнес-задачи родилась потребность сделать апгрейд внутренних коммуникаций и разработать новую стратегию их развития. Вот что у нас получилось и к каким результатам мы пришли через год, попутно решив еще одну задачу – внедрения социально-благотворительных проектов во внутреннюю жизнь компании, как часть нашей корпоративной культуры.
Итак, пошагово мы решали эту задачу вот таким образом.
Была сформулирована цель внутренних коммуникаций:
«Повышение лояльности и вовлеченности сотрудников через информирование и обратную связь».
Также были определены основные KPI как для HR, так и для внутренних коммуникаций. Они измеряются ежегодно в рамках большого опроса лояльность, удовлетворенности и вовлеченности. Опрос проводится по 10-бальной шкале и содержит 13 блоков из 45 вопросов.
Показатель. Фактор оценки |
Факт |
Факт |
Факт |
План |
За 2015 год |
За 2016 |
За 2017 |
На 2020 |
|
Общий уровень вовлеченности сотрудников |
|
|
|
|
Уровень удовлетворенности работой в компании |
|
|
|
|
Уровень лояльности сотрудников |
|
|
|
|
Бренд работодателя глазами сотрудников |
|
|
|
|
Были определены задачи в рамках реализации стратегии внутренних коммуникаций:
1. Сформировать единое понимание всеми сотрудниками: стратегии RCG (долгосрочных/краткосрочных целей); философии RCG (ценностей, манифеста); собственной роли каждого сотрудника в их реализации
2. Мотивировать сотрудников на выполнение целей компании. Вовлечь в поиск и реализацию (личным участием) наиболее оптимальных решений по достижению целей.
3. Информировать о происходящем внутри компании. Сопроводить происходящие изменения в RCG (в рамках проекта «Эволюция») и снизить сопротивление им.
Методы и инструменты реализации
Что было на начало проекта из каналов коммуникаций (январь 2017 г.):
КАНАЛ |
Доступность |
Периодичность |
Формат подачи |
ПОРТАЛ |
- Рабочий ПК - Мобильный телефон (круглосуточно) |
Ежедневно |
Официально |
ЖИВОЕ ОБЩЕНИЕ: |
|||
Внутренние собрания отделов |
Живой личный контакт (в рабочее время) |
По необходимости |
Неформально либо Официально – по необходимости |
«Завтрак с Президентом» |
Живой личный контакт с владельцами (в рабочее время) |
1 раз в квартал |
Неформально |
Что стало (с апреля 2017 г.):
КАНАЛ |
Доступность |
Периодичность |
Формат подачи |
ПОРТАЛ |
- Рабочий ПК - Мобильный телефон(круглосуточно) |
1-3 раза в день |
Официально |
ИНФО.ДОСКИ |
- Офис (в рабочее время) |
2 раза в неделю |
Неофициально |
Telegram: - канал - чат |
- Мобильный телефон (круглосуточно) |
1-3 раза в день |
Канал – официальные новости Чат – неформальная «беседка» |
ВЛОГ |
- Рабочий ПК - Мобильный телефон |
1 раз в месяц |
Развлекательно |
Статус на апрель 2018 г. Все вышеперечисленное плюс добавляем формат офлайн, то есть живое общение:
ЖИВОЕ ОБЩЕНИЕ: |
|||
Регулярные Собрания директоров |
Живой личный контакт (в рабочее время) |
1 раз в месяц |
Официально |
Внутренние собрания отделов |
Живой личный контакт (в рабочее время) |
По необходимости |
Неформально либо Официально – по необходимости |
«Завтрак с Президентом» |
Живой личный контакт с владельцами (в рабочее время) |
1 раз в квартал |
Неформально |
Как реализовывали (методы и инструменты)
- Тестовые пробы разных новых каналов: Telegram, инфо доски, печатный корпоративный журнал, листовки (рисунок 1 из вложения к письму), «Завтрак с Президентом» (сроки проведения - апрель-май 2017).
- Аудит состояния внутренних коммуникаций на момент разработки стратегии через фокус-группы: «как есть» – «как хотелось бы» (сроки проведения – май-июнь 2017).
- Обработка результатов опроса фокус-группы.
- Разработка новой стратегии внутренних коммуникаций (разработка – июнь 2017, запуск – с 1 июля 2017).
Анализ целевых аудиторий
Когда мы проводили этот анализ, то поняли что целевых групп у нас несколько, их можно условно разделить на четыре кластера:
ПО УРОВНЮ В СТРУКТУРЕ |
Руководители высшего уровня (директора агентств, департаментов) |
Линейные руководители (аккаунт-директор, групп хэд) |
Линейные сотрудники |
ПО ПСИХОТИПУ, ИНТЕРЕСАМ |
В зависимости от подразделения:
|
ПО ВОЗРАСТУ |
до 25 лет |
24-34 года |
От 35 лет (~ 12% от общей численности) |
ПО ВОВЛЕЧЕННОСТИ |
Вовлеченные |
Невовлеченные |
Утверждение KPI и терминов («что измеряем и как измеряем?»)
Определили и описали термины, их определение, как будем их измерять и как оцифровывать.
Термин |
Определение |
Как измерить |
Как оцифровать (KPI) |
Лояльность |
Формулировка RCG: «Я горжусь своей компанией!» |
«Оцените высказывание по 10-бальной шкале:
|
8 баллов и выше - положительные ответы
от 7 до 7,9 баллов – нейтральные
От 6,9 и ниже – неудовлетворительные для нас |
Вовле-ченность |
Сотрудники добровольно прилагают дополнительные усилия для достижения высоких результатов и для улучшения внутренней жизни и климата RCG
Уникальное определение RCG: «Мне не все равно!» |
Ответы на вопросы (да/нет): Вовлекался: - Принимал ли ты за последние … месяца участие в каких-либо внутренних проектах RCG, направленных на повышение эффективности, внедрение изменений и т.п.? (если ответ «да», то укажи проект и свое участие) - Принимал ли ты за последние … месяца участие во внутренних спортивных мероприятиях RCG/ социально-благотворительных/ развлекательных и т.п.? (если ответ «да», то укажи мероприятие)
Проявлял инициативу: - Инициировал ли ты сам за последние … месяца какой-либо внутренний проект для повышения эффективности бизнеса или улучшения внутренней жизни и психологического климата RCG? (если ответ «да», то укажи мероприятие) |
По количеству положительных ответов (принял участие) в % от общего числа опрошенных (ответивших на анкету).
Норматив на 2017 – 50% положительных ответов |
Информи-рование |
Сотрудники в курсе каких-то самых крупных/ важных/ значимых внутренних проектах RCG |
Ответы на вопросы (да/нет):
|
По количеству положительных ответов
Норматив на 2017– 70% положительных ответов |
Обратная связь |
Сотрудники отвечают на анкеты или сами выходят с ОС в каналах коммуникации (телеграм, собрания) |
|
Норматив – 80% ответивших от общего количества
|
Определение периодичности замеров показателей (KPI) и методы замеров
ЧТО |
РЕГУЛЯРНОСТЬ |
КАК |
Информированность |
Ежемесячно |
Опрос фокус-группы онлайн
|
Лояльность |
1 раз в 2 месяца (чередуя с вовлеченностью) |
|
Вовлеченность |
1 раз в 2 месяца (чередуя с лояльностью) |
|
Обратная связь |
По мере проведения опросов, личных встреч и т.п. активностей |
Количество ОС |
Расчет человеко-часов в части реализации стратегии внутренних коммуникаций
Расчет проводился по каждому каналу: портал, инфо доски, Telegram, влог.
Пример расчета по влогу (фрагмент):
Рубрики |
Описание |
Периодичность |
Кол-во публ-ций в мес. |
Время на подготовку 1 публ-ции |
Монтаж |
Затраченное время |
Опрос сотрудников |
Пример из пилота: ходьба по всему офису и опрос по поводу места проведения корпоратива. |
Раз в две недели |
2 |
180 |
900 |
1260 минут (21 час)
|
Интервью с одним героем |
Пример из пилота: Леша Кирюхин. |
Раз в две недели |
2 |
180 |
Подготовка контент-плана
По итогам опроса фокус-группы, было принято решение, что наиболее эффективными являются следующие каналы коммуникаций: влог, Телеграм-канал, чат в Телеграме, портал и информационные доски. Для каждого канала создается уникальный контент-план (свой язык коммуникации, рубрики и т.п.).
Пример контент-плана для Телеграм-канала (в остальные КК – аналогично):
Сроки проведения проекта
Январь 2017 г. – по настоящее время.
Особенности подачи (контент) для каждого из каналов, практическое использование результатов проекта и полученный результат
Сформировано единое информационное поле и сотрудники знают обо всех внутренних мероприятиях из жизни компании. Результаты за 2017 год:
Информация в каждый из каналов коммуникаций транслируется с учетом особенностей самого канала и целевой аудитории, которая его читает.
Портал: более официальный канал, для больших и официальных публикаций. Благодаря контенту, добились посещаемости всеми сотрудниками.
Влог: современный формат видео-блога о жизни компании. Снято 7 выпусков, от 400 до 700 просмотров на ютубе.
Telegram-канал и чат: короткие сообщения на простом, сленговом языке (в ежемесячных опросах фокус-групп нам указывают что чаще всего узнают новости здесь; на канал подписаны 167 человек из 200).
Доски: формат on-the-go, одна новость – 1-2 предложения, чтобы прочитать пока стоишь в очереди за кофе (охват тех сотрудников, которые не читают онлайн-ресурсы).
По глобальному проекту «Эволюция» (орг.изменения в компании) – информированность персонала о ходе и результатах этого проекта составила 100% (цель достигнута, все знают о проекте, его результатах и активно участвую в изменении).
По важному для компании проекту «Ева» из области социально ориентированного маркетинга информированность составила 96% (то есть практически все знают о проекте). Сотрудники вовлеклись в сбор пластиковых крышечек для Благотворительного фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам», который стартовал в июле 2017 и активно сейчас продолжается. Сотрудники подключают своих друзей и знакомых (муж сотрудницы установил контейнер для сбора крышечек в своем фитнес-центре, друзья сотрудника – в своем кафе и т.п.).
В результате вовлечения (тизер во влоге, информирование на портале и в Telegram) удалось собрать заинтересованные и ответственные фокус-группы для работы над ценностями компании. И далее – вовлечь сотрудников в общее голосование (в голосовании приняло участие 136 человек). Сформулированные ценности утверждены руководством и на их основе был разработан манифест (от понятия «миссия» мы отказались, нам больше подошло понятие «манифест» как краткое описание философии компании).
Творческая презентация проекта
Актуальные и интересные HR-кейсы в нашем Telegram. Подписывайтесь на канал!
Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены
Комментарии
Комментариев пока нет