ОАО «Хлебпром» занимает лидерские позиции на рынке кондитерских изделий России. Успешной и конкурентоспособной в условиях сегодняшнего рынка компанию, безусловно, делают сотрудники.
Основной задачей отдела подбора, адаптации и оценки персонала является не только поиск и найм лучших сотрудников, но и их своевременная успешная адаптация к рабочей среде, в которую они погружаются, к культуре, традициям, ценностям, которые существуют в организации.
За счет реализуемой программы адаптации в рамках компании мы создаем максимально комфортные условия при вхождении нового сотрудника в должность, оптимизируем временные затраты, связанные с выполнением поставленных задач перед новичком, уменьшаем количество возможных ошибок в его работе. А для новых сотрудников такая забота является мотивирующим фактором, который влияет на его лояльность к компании и те результаты, которые он показывает.
Что же включает в себя программа адаптации в нашей компании? Всю программу адаптации в ОАО «Хлебпром» можно условно разделить на несколько этапов:
1 этап – подготовительный,
2 этап – первый день работы,
3 этап – вхождение в компанию и в должность,
4 этап – подведение итогов испытательного срока.
1 этап – Подготовительный Процесс вхождения в компанию для нового сотрудника начинается задолго до его приема на работу – при принятии руководителем решения о найме. На этом этапе руководитель:
- организует рабочее место для сотрудника, обеспечивает его всеми необходимыми инструментами и ресурсами для работы;
- формирует План работы на период испытательного срока, в котором прописываются основные задачи на испытательный срок и временные рамки, в пределах которых сотрудник должен их выполнить. Также готовит План вхождения в должность, в котором отражаются все адаптационные мероприятия (документация, с которой необходимо ознакомиться, обучающие курсы и тренинги, ключевые контакты и т.д.);
- назначает наставника для нового сотрудника из числа опытных коллег, также определяется наставник от HR-службы, который будет помогать, направлять и опекать новичка.
2 этап – Первый день работы Мы стараемся сделать первый рабочий день нового сотрудника максимально позитивным и комфортным. В этот день он:
- оформляется на работу, знакомится со всеми обязательными документами (положения, регламенты, политики и т.д.);
- после оформления получает приветственную открытку от компании;
- получает памятку (в компании разработаны памятки для новых сотрудников разных направлений – складская логистика, отдел продаж, производственные площадки, в которых отражены важные организационные моменты, социальные программы и программы развития сотрудников, характерные именно для их сферы деятельности);
- знакомится с коллегами подразделения, со своим рабочим местом, инструментами и средствами связи, получает информацию, к кому можно обратиться по тому или иному вопросу.
3 этап – Вхождение в компанию и в должность (3 месяца) На этом этапе новый сотрудник:
- в течение первых 5-ти дней работы изучает, обсуждает с руководителем и подписывает План работы на период испытательного срока и План вхождения в должность;
- изучает необходимую документацию (положения, инструкции, регламенты, необходимые по роду деятельности);
- принимает участие в тренинге «Добро пожаловать», который на регулярной основе организует HR-служба. Данный тренинг проводится в двух форматах: очном и дистанционном (для удаленных подразделений). Важно, что в данном тренинге задействованы не только представители HR-службы, но и генеральный директор и директора подразделений, а также ряд других ключевых менеджеров. Они лично приветствуют новичков и рассказывают им об истории ОАО «Хлебпром», миссии компании, ценностях, стратегических инициативах, социальных проектах и программах, направленных на поддержание и развитие нашего персонала. Это дает возможность донести до новых сотрудников, что все мы без исключения заинтересованы в долгосрочном и плодотворном сотрудничестве с каждым из них;
- изучает «Золотые правила безопасности» компании;
- проходит обучение работе с договорами в информационной системе «Портал», которое проводит юридическая служба компании (для определенных категорий персонала).
В процессе работы сотрудники отдела подбора, адаптации и оценки персонала собирают от новичков обратную связь, чтобы адаптация в нашей компании проходила максимально удобно.
4 этап – Подведение итогов испытательного срока Руководитель, наставники и новый сотрудник совместно подводят итоги выполнения плана, который был составлен на период его испытательного срока: насколько успешно были выполнены новым сотрудником поставленные задачи, с какими трудностями в процессе работы ему пришлось столкнуться, над чем еще нужно поработать и пр.
Когда сотрудник приступает к работе, у него в распоряжении помимо Плана работы есть еще, как правило, чек-лист передачи дел от предыдущего сотрудника. Этот документ разработан в ОАО «Хлебпром» для того, чтобы дать понимание новичку, что может понадобиться ему во время работы, какие дела предыдущего сотрудника ему нужно завершить, где хранятся документы, с какими людьми и по каким вопросам он может контактировать, их контакты и т.д.
На протяжении всего испытательного срока новичок может задать любой вопрос, написав его на электронный адрес 911. Служба персонала в кратчайший срок его обработает и даст исчерпывающий ответ.
В компании наши сотрудники постоянно вовлекаются в различные проекты, мероприятия, которые объединяют нас, ведь ничто не сплачивает так, как общая цель и командная игра, когда есть понимание, что твои успешные результаты – это не только твой труд, но и труд других, неравнодушных к своему делу, людей.
Одним из таких проектов является «Семейный альбом». Для каждого подразделения компании совместно с сотрудниками созданы фотоальбомы – инструмент, с помощью которого кандидат уже на этапе собеседования может узнать об истории подразделения, познакомиться со своими будущими коллегами (визуально), а также увидеть на фото яркие моменты из корпоративной жизни и обычные трудовые будни. Это, безусловно, плюс не только для новичка, но и стимул для уже работающих людей, ведь их имена могут быть вписаны в летопись компании.
В этом году мы разработали и запустили в рамках проекта «Внутренний преподаватель» тренинг «Адаптация» для руководителей. Данный тренинг направлен на ознакомление руководителей с видами и инструментами адаптации сотрудников в нашей компании и отработку навыка составления программы адаптации для новых сотрудников.
Сегодня с уверенностью можно сказать о том, что действующая в ОАО «Хлебпром» система адаптации персонала является эффективной, что подтверждается таким показателем, как количество сотрудников, успешно прошедших испытательный срок. Но служба управления персоналом открыта всему новому, сотрудники HR постоянно изучают и перенимают опыт лучших мировых практик, реализуют собственные идеи с целью создания идеальных условий работы.