Эта форма позволяет работодателю выполнить требование закона об индивидуальном (персонифицированном) учете, а именно п. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

В данном случае учитываются все виды договоров, с вознаграждений за которые идет перечисление страховых взносов. То есть работодатель предоставляет в ПФР форму СЗВ-М, если в отчетном месяце с сотрудниками, за которых платятся страховые взносы, были заключены, продолжали действовать или были прекращены:

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Распространенная ошибка работодателей заключается в том, что они забывают об обязанности представлять форму отчетности в случае, когда договор перестал действовать. Допустим, если договор расторгнут в первый день отчетного месяца и у сотрудника был только один рабочий день в месяце, работодателю все равно придется сдать на него форму СЗВ-М.

Аналогичная ситуация с последним рабочим днем отчетного месяца. Например, если договор гражданско-правового характера заключен в этот день, но сотрудник еще не успел выполнить работы на момент сдачи СЗВ-М, оплата на производилась, а акт приемки не подготовлен, оформление СЗВ-М на этого сотрудника обязательно, так как договор с ним заключен в отчетном периоде.

Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

В форме указываются страховой номер индивидуального лицевого счета,
ФИО и ИНН. Допускается сдавать СЗВ-М на бумаге, если в компании менее 25 работников. Если же у работодателя оформлено 25 и более застрахованных лиц, то отчетность нужно сдавать только в электронном виде. И для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Отчет направляется в территориальный орган Пенсионного фонда по месту нахождения головной организации или в филиал обособленного подразделения.

Отчетность сдается ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если день сдачи попадает на выходной, то крайним днем становится ближайший рабочий день после 15 числа.

П. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ содержит норму, согласно которой в день увольнения сотрудника или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, работодатель обязан передать этому сотруднику сведения, предусмотренные п. 2–2.3, то есть выписки из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

В последующем работник может использовать эти выписки в качестве подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.

В связи с этим требованием у работодателей часто возникает вопрос, за какой период предоставлять выписки. Дело в том, что законодательство прямого ответа на этот вопрос не дает. Но зато есть письма Пенсионного фонда с необходимыми разъяснениями. Так, например, в Письме ОПФ РФ по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 говорится, что СЗВ-М передается за последний отчетный месяц, а СЗВ-СТАЖ – за отчетный (в том числе за текущий) год.

Ответственность за несдачу отчета определена в ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Это финансовые санкции в размере 500 рублей за каждую несданную форму.

Нередко работодатели забывают подавать не все сведения. Но практика показывает, что если вы впервые допустили просрочку и период просрочки незначительный или вы самостоятельно выявили и устранили нарушение, то эти обстоятельства помогают снизить сумму штрафа за просрочку при сдаче СЗВ-М или недостоверность сведений.

Это годовая форма отчетности, которая также необходима для соблюдения законодательства об индивидуальном (персонифицированном) учете.

Форма представляется по всем застрахованным лицам, с которыми заключены, в частности, трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера. Все застрахованные лица, по которым нужно заполнять форму СЗВ-СТАЖ, указаны в п. 1.5 разд. I Приложения № 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Также СЗВ-СТАЖ представляется в некоторых других случаях. То есть нужно учитывать ситуации, когда сдача отчетности привязывается не к году, а к событию. Каждое такое событие предусматривает свои сроки сдачи СЗВ-СТАЖ:

1. Работник предоставил заявление с просьбой о назначении пенсии.

Форму СЗВ-СТАЖ нужно представить в Пенсионный фонд в течение 3-х календарных дней со дня обращения работника.

2. Сотрудник увольняется.

В последний рабочий день сотруднику нужно выдать заверенную выписку из формы СЗВ-СТАЖ за текущий год.

3. Организация ликвидирована.

Форма представляется в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса. Если организация ликвидирована в рамках процедуры банкротства, отчет представляется до того, как в арбитражный суд поступит отчет от конкурсного управляющего.

4. Организация реорганизована.

СЗВ-СТАЖ нужно представить в течение месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), а в случае реорганизации в форме присоединения – не позднее дня подачи документов о внесении записи в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Сама форма, порядок и алгоритм ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

В зависимости от количества сотрудников предусмотрены возможности сдачи формы на бумаге (если в компании до 24 сотрудников) и в электронном виде (25 и более сотрудников).

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ одновременно подается форма ОДВ-1, которая представляет собой опись документов, передаваемых в Пенсионный фонд.

Скачать форму ОДВ-1

Форма сдается ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Но в 2020-м году 1 марта выпадает на воскресенье, поэтому сдать отчет нужно до 2 марта.

Срок сдачи отчетности СЗВ-СТАЖ за 2019 год – 2 марта 2020 года.

17 февраля стал днем-дедлайном, в который работодатели должны были уложиться, чтобы впервые отправить в Пенсионный фонд новую форму отчетности – СЗВ-ТД. Ее появление связано с постепенным переходом на электронные трудовые книжки. Так работодатели помогают формировать сведения о трудовой деятельности работников в электронном формате на базе систем фонда. И форма СЗВ-ТД помогает перенести эти сведения в электронную систему.

Обязанность представлять форму СЗВ-ТД продиктована вступлением в силу Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ. Она готовится на всех зарегистрированных работников, независимо от того, остаются ли они с бумажной трудовой книжкой или переходят на электронную, в том числе на совместителей, иностранцев, дистанционных работников и др.

Под зарегистрированными лицами следует понимать физлица, которым открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в целях обеспечения реализации их прав в системе обязательного пенсионного страхования, учета сведений о трудовой деятельности, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций.

Обязанность по сдаче нового отчета не зависит от размера организации (она касается и ИП тоже), а также от численности работников – даже если у работодателя только один работник, он обязан сдать СЗВ-ТД.

Предусмотрены несколько кадровых событий для подачи формы СЗВ-ТД:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть подают заявление о выборе бумажной трудовой или электронной трудовой книжки).

Страхователи заполняют и представляют форму СЗВ-ТД на всех зарегистрированных лиц, которые состоят в трудовых отношениях. На тех, кто оформлен по договору ГПХ, форма не подается.

Особенно отметим, что в составе отчетности передаются сведения по последнему месту работы, а не по всей деятельности работника.

Форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Она представляется в территориальный орган ПФР.

Форматы подачи отчета:

• на бумаге – если до 24 работников;
  
  
• в электронном виде – если 25 и более работников (для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись).
  

Также не предусмотрена сдача «нулевых» отчетов. То есть если за отчетный период с работниками не произошло никаких кадровых событий, то отчет СЗВ-ТД подавать по ним не нужно.

Сведения представляются в ПФР с 1 января 2020 года – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи заявления.

Согласно п. 2.5 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ, если работника в отчетном периоде не принимали на работу, не переводили на другую работу, не увольняли и он не подавал заявление, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года подаются не позже 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года сроки сдачи СЗВ-ТД изменятся для случаев приема на работу и увольнения зарегистрированного лица. В этом случае нужно уложиться в очень сжатые временные рамки и подать форму не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Что касается перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую, то срок остается тот же – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления.