18.06.2025 21:36
В 2025 году компании сталкиваются с новой реальностью: HR-департаменты больше не могут быть просто административными подразделениями. Современные задачи требуют скорости, точности, качественной аналитики и высокой вовлеченности сотрудников. Автоматизация HR-процессов становится не просто удобной опцией, а критически важной инвестицией в устойчивость бизнеса. Без единой цифровой среды невозможно эффективно управлять персоналом, прогнозировать нагрузку, контролировать метрики и выстраивать стратегическое партнерство с руководством. Именно поэтому выбор подходящего инструмента автоматизации становится ключом к росту и конкурентоспособности.
Автоматизация HR-процессов: вызовы и тренды в 2025 году
Многие компании, несмотря на частичную или полную автоматизацию HR-процессов, по-прежнему сталкиваются с рядом проблем. Реальность такова, что обычно эйчарам приходится использовать обширный набор разрозненных инструментов: электронные таблицы (Excel, Google Sheets), бухгалтерские системы (1С, SAP, Oracle), таск-трекеры, ATS-системы (CRM для рекрутинга), LMS-системы. Часть инструментов может быть даже собственными разработками компании. При этом какие-то инструменты интегрированы между собой, а какие-то — изолированы.
Положение вещей в HR-автоматизации
Такая неоднородная среда создает различные препятствия в работе эйчаров.
Отсутствие системной работы с данными. Основной ресурс HR, позволяющий сегодня принимать обоснованные решения и влиять на эффективность, — это данные. Компаниям нужны метрики и аналитика, чтобы правильно выстраивать бизнес-процессы и управлять бюджетами. Поэтому первая проблема, которая возникает при наличии большого количества обособленных инструментов, связана со сбором данных — они разбросаны по всем системам, у них нет единого формата, а это мешает строить отчетность и точно определять ключевые HR-метрики.
Хорошо, если в компании есть BI-система, куда можно выгрузить данные из разных источников — тогда у эйчаров появляются возможности собрать хотя бы какую-нибудь аналитику. Но как показывает практика, чаще всего им приходится ограничиваться возможностями Excel.
Сложности в выстраивании коммуникаций с персоналом. Зачастую сотрудники не имеют единого канала взаимодействия с HR-службой и не понимают, в каких случаях и по каким вопросам следует обращаться в отдел персонала. Отсутствие централизованного инструмента управления HR-задачами приводит к дублированию информации, сложностям в обработке данных, сбоям в обратной связи на кадровые запросы.
Высокие затраты на поддержку всех систем. В целом для бизнеса поддержка такой децентрализованной инфраструктуры обходится дорого. Приходится платить за множество лицензий, содержать команды разработчиков, которые обеспечивают бесперебойную работу всех инструментов. Кроме того, разрозненные продукты сложно и дорого кастомизировать под специфику внутренних процессов и индивидуальные задачи.
Рано или поздно у HR-функции возникает вопрос: как в таких обстоятельствах автоматизировать отчетность, серьезно заниматься метриками и аналитикой? При том, что сам бизнес требует от эйчаров убедительных данных для принятия решений.
Гиперавтоматизация как способ централизации HR-инструментов
Очевидно, что на основе разрозненных систем построить мощную платформу HR-аналитики сложно. Тем не менее есть способ это сделать — он заключается в гиперавтоматизации, когда HR-департамент работает и взаимодействует с сотрудниками в одной системе.
На сегодняшний день гиперавтоматизация возможна благодаря платформам HRMS (Human Resource Management System). Они объединяют все ключевые процессы управления персоналом — от найма и адаптации до контроля задач внутри HR-отдела. Автоматизация функций логично ведет к консолидации всей информации о персонале в одной системе, что упрощает доступ к данным, необходимым для формирования аналитики и принятия управленческих решений.
Внедрение платформы HRMS имеет явные преимущества. Она кардинальным образом трансформирует HR-службу из административного подразделения в полноценного стратегического партнера. Это происходит за счет автоматизации большинства рутинных процессов. Высвобожденное время специалисты по персоналу могут направить на развитие корпоративной культуры, работу с талантами и реализацию программ профессионального роста сотрудников.
У HRMS есть четыре особенности, на которые стоит обратить внимание:
- представляет собой единое пространство, в которое интегрированы все HR-процессы и данные;
- позволяет проводить комплексную аналитику, помогая тем самым руководству принимать решения на основе объективных данных;
- способствует выстраиванию коммуникаций сотрудников с HR-отделом, что положительно сказывается на их вовлеченности и удовлетворенности;
- обеспечивает автоматический контроль за соблюдением требований трудового законодательства, сроками выполнения заявок и формированием отчетности, что снижает вероятность штрафов и репутационные риски.
С помощью HRMS можно цифровизировать практически все ключевые направления: контроль задач отдела персонала, формирование отчетов, расчет HR-метрик, автоматизацию рекрутинга, адаптацию и обучение, обработку запросов сотрудников, оценку эффективности, проведение опросов и соблюдение трудовых норм.
Целостная автоматизация HR-функции с помощью SimpleOne HRMS
Целостная автоматизация HR-функции позволяет избежать фрагментации данных и процессов. Когда все модули работают синхронно, у компании появляется комплексное представление о ситуации с персоналом и возможность более точно выстраивать стратегию управления человеческими ресурсами.
SimpleOne HRMS как инструмент для гиперавтоматизации HR-процессов
Сегодня у бизнеса в целом и у отдельных функциональных направлений в частности есть запрос на экосистемность. Однако создавать ее из разных продуктов очень сложно и дорого, равно как и искать платформенные решения под максимальное количество HR-задач. SimpleOne HRMS позволяет выбрать другой, более простой путь — внедрить в компании единую цифровую среду, которая содержит все ключевые процессы управления персоналом.
Функциональная структура SimpleOne HRMS
SimpleOne HRMS состоит из двух блоков:
Портала для сотрудников — предназначен для взаимодействия с HR-департаментом по различным вопросам и частично с руководителями.
Агентского интерфейса для HR — позволяет управлять всеми HR-процессами и задачами. Ядром этого взаимодействия является таск-менеджмент.
Портал для сотрудников и Агентский интерфейс для HR — это два взаимодействующих блока: работники через каталог услуг делают запросы в HR-департамент, а эйчары со своей стороны ставят задачи сотрудникам (обозначить цели, пройти опрос и т.д.). Благодаря тому, что данные находятся в одном месте, а необходимые инструменты непосредственно встроены в платформу, можно не просто спокойно работать в единой системе, но и формировать аналитику, оценивать любой HR-проект.
Рассмотрим функциональность каждого блока отдельно.
Портал для сотрудников
Благодаря Порталу персонал может самостоятельно решать большинство кадровых задач, не обращаясь в HR-отдел по телефону или электронной почте.
Интерфейс SimpleOne HRMS: портал для сотрудников компании
Интерфейс Портала включает ключевые разделы: ленту новостей с корпоративными объявлениями, каталог доступных услуг, баннер с актуальными событиями, визуализацию организационной структуры, календарь отсутствий, а также запросы от HR на участие в пульс-опросах. Каждый пользователь видит только те функции, которые предусмотрены для его роли и должности.
Каталог HR-услуг
В основе взаимодействия сотрудников с HR-службой лежит каталог услуг — упорядоченный список всех HR-сервисов, доступных персоналу. Именно через каталог сотрудники подают запросы и получают нужные им услуги.
Интерфейс SimpleOne HRMS: каталог HR-услуг
С его помощью можно оформить отсутствие — подать заявку на отпуск, отгул или больничный. При этом система отображает календарь отсутствий коллег внутри отдела, что помогает выбрать оптимальные даты, не нарушая рабочие процессы команды. Также в каталоге предусмотрены разделы для получения различных документов. Пользователю достаточно заполнить короткую форму, после чего запрос поступает в HR.
Руководителям доступна расширенная версия каталога, включающая дополнительные опции: подача заявки на подбор, оформление нового сотрудника и другие функции.
Профессиональный профиль
Каждому сотруднику доступен персональный профиль с контактными данными и информацией о текущей должности. Этот профиль выступает единым источником сведений о работнике для всех HR-процессов компании.
Интерфейс SimpleOne HRMS: профиль сотрудника
В блоке «Карьера» представлены профессиональная специализация и перечень навыков. Специализацию указывает HR-департамент, навыки — сам сотрудник.
Программа лояльности
SimpleOne HRMS поддерживает интеграцию с платформой GrandBazar, которая предназначена для настройки программ лояльности. Благодаря этому появляется возможность реализовывать игровые механики в HR-процессах с применением персональных карт работников, интерактивных заданий и настраиваемой системы вознаграждений.
Интерфейс SimpleOne HRMS: интеграция с платформой GrandBazar
Персонал может зарабатывать корпоративную валюту и использовать ее на внутреннем маркетплейсе, обменивая на материальные или нематериальные бонусы — например, ДМС.
Агентский интерфейс для HR
Рабочий интерфейс HR-специалиста сложнее и функциональнее Портала для сотрудников. В нем реализована автоматизация основных HR-процессов и обеспечивается базовый жизненный цикл сотрудников — от планирования подбора до этапа увольнения. Встроенные инструменты аналитики данных позволяют настроить отчетность и дашборды по деятельности HR-дирекции, а также мониторинг основных метрик.
Управление задачами HR
С помощью этого инструмента заявки легко отслеживаются и распределяются внутри HR‑подразделения. Для контроля процесса настраиваются канбан‑доски. По задачам можно делать любые выборки и строить отчеты.
Интерфейс SimpleOne HRMS: управление задачами HR
Планирование подбора и рекрутинг
SimpleOne HRMS охватывает весь процесс подбора персонала — от планирования до формирования заявки на прием сотрудника. Причем переход с одного этапа на другой происходит бесшовно. Руководители подразделений формируют планы по найму на определенный период — квартал, полгода или год, указывая в них нужные должности, квалификационные требования и диапазоны заработной платы. Когда план одобрен, инициируется заявка на подбор. HR-специалист готовит вакансию и направляет ее на согласование. После утверждения вакансия размещается на внешних ресурсах — система интегрирована с HeadHunter.
Интерфейс SimpleOne HRMS: планирование подбора и рекрутинг
Рекрутеры могут загружать данные кандидатов с HeadHunter или добавлять их вручную из внутренней базы. Для каждой категории должностей настраивается индивидуальная воронка подбора персонала: от упрощенных этапов для массовых позиций до многоуровневых процессов для управленческих должностей. Когда кандидат успешно проходит все этапы, рекрутеру достаточно просто нажать кнопку «Нанять», чтобы система автоматически сформировала запрос на оформление нового сотрудника в отдел кадрового документооборота.
Организационное моделирование
В системе задаются иерархические элементы, формирующие структуру компании — она строится на основе справочников разного уровня: от отдельных сотрудников и команд до филиалов и юридических лиц. У HR-отдела есть возможность редактировать структуру, перемещать сотрудников между подразделениями и назначать новых руководителей. Система автоматически рассчитывает численность персонала в каждом подразделении.
Интерфейс SimpleOne HRMS: организационное моделирование
При перемещении сотрудника между отделами специалисту достаточно изменить соответствующие поля в профиле — структура обновляется автоматически. Все изменения сохраняются в системе, что дает возможность отслеживать карьерный путь каждого сотрудника.
Нормативные требования
При обновлении законодательства достаточно изменить встроенные настройки — никакого дополнительного программирования не требуется. В модуле представлена таблица нормативов с числовыми значениями, такими как ставка НДФЛ или количество отпускных дней, установленных Трудовым кодексом РФ. При необходимости HR-специалист просто обновляет нужное значение, и система автоматически начинает применять новые условия.
Для компаний с международным присутствием определяются индивидуальные параметры для каждой страны. Также можно создавать отдельные категории работников с особыми нормами регулирования труда – например, для сотрудников Крайнего Севера.
Отчетность и HR-аналитика
Встроенные функции управления задачами позволяют отслеживать временные ресурсы и оценивать продуктивность подразделения. На платформе есть инструменты для формирования наглядной отчетности по работе HR-отдела. Система предоставляет сведения как о внутренних HR-процессах (например, средняя длительность подбора, стоимость закрытия вакансии, результативность каналов найма), так и о ключевых показателях по сотрудникам — текучести кадров, инвестициях в обучение, уровне вовлеченности и другим HR-метрикам.
Интерфейс SimpleOne HRMS: дашборды
Так, HR-директор может сформировать дашборд с названием «Нагрузка HR», где будет отображаться распределение задач между группами, статусы по каждому запросу и обобщенные показатели загруженности персонала. Для анализа структуры обращений удобно использовать гистограммы, показывающие количество запросов конкретного типа за выбранный период, число обработанных задач и количество кандидатов, находящихся в процессе рассмотрения.
Все отчеты сохраняются в системе и работают как динамические — они автоматически отражают актуальные изменения данных. Это важно для точного планирования ресурсов HR-департамента, так как позволяет мониторить тенденции и сезонные колебания в обращениях.
Технические преимущества SimpleOne HRMS
SimpleOne HRMS — гибкая система, которую легко адаптировать под потребности компании. Она обладает несколькими преимуществами:
Один инструмент для всех HR-функций. В отличие от большинства решений на рынке, фокусирующихся на отдельных задачах — будь то подбор персонала, обучение или адаптация, SimpleOne HRMS охватывает весь жизненный путь сотрудника в компании. Это позволяет отказаться от множества разрозненных систем и предоставляет HR-отделу единое пространство для управления всеми аспектами работы с персоналом.
Настройка без программирования и высокая гибкость. Благодаря low-code/no-code-подходу система может быть адаптирована под конкретные процессы организации без необходимости разработки. Любой человек, пройдя быстрое обучение, сможет самостоятельно настраивать логику, формы, отчетность и процессы внутри системы. Если нужно что-то изменить, достаточно просто поменял настройки, параметры, блоки.
Разные варианты установки. Система может быть развернута как в облачном формате, так и на локальной инфраструктуре компании. Это позволяет выбирать подходящий формат исходя из требований к безопасности и архитектуре ИТ-среды.
Удобное подключение других решений. Интеграционные возможности платформы включают встроенные инструменты импорта, упрощающие перенос информации из других HRM-систем. Поддержка REST API и наличие подробной документации обеспечивают быструю и надежную интеграцию с бухгалтерскими и ERP-решениями.
Функциональное мобильное приложение. В отличие от многих HR-систем с урезанными мобильными возможностями, SimpleOne HRMS предлагает полноценный функционал на мобильных устройствах. Это особенно важно для сотрудников, не имеющих постоянного доступа к компьютерам.
Важно и то, что платформа SimpleOne включена в Реестр российского ПО. Это значит, что решение соответствует требованиям, обозначенным в Постановлении Правительства РФ от 23.03.2017 № 325. То есть ПО не содержит иностранных элементов, а обновления и управление осуществляются исключительно с территории России.
С точки зрения пользователя платформа отличается удобным интерфейсом, а заказчик может легко его брендировать. В отличие от SAP SF и Oracle HCM, решение проще поддерживать.
Что важно знать
Сегодня бизнес требует от HR-департаментов убедительную бизнес-аналитику, он ждет от них стратегической вовлеченности и активного участия в развитии корпоративной культуры. Однако при использовании разрозненных систем и инструментов выстроить такую работу практически невозможно. Гиперавтоматизация и централизованный подход позволяют объединить все HR-функции в одной платформе, исключить фрагментацию данных и достичь прозрачности процессов.
Модернизация работы HR-департаментов по модели гиперавтоматизации имеет двойной эффект. С одной стороны, она избавляет специалистов от рутинной работы, ускоряет процессы, снижает операционную нагрузку и затраты и, как следствие, улучшает внутренний сервис. С другой – оказывает долгосрочный стратегический эффект: влияет на удержание персонала в условиях кадрового голода, позволяет управлять рисками с учетом законодательных изменений, помогает осуществлять прогнозирование благодаря данным.
SimpleOne HRMS — это не просто цифровой инструмент, а полноценная экосистема, способная трансформировать работу HR-службы. Благодаря удобному порталу для сотрудников, мощному агентскому интерфейсу для HR-специалистов, расширенным аналитическим возможностям и гибким настройкам без программирования платформа решает как повседневные, так и стратегические задачи.
Компании, стремящиеся к цифровой зрелости, уже сегодня делают ставку на такие решения, как SimpleOne HRMS, чтобы укрепить свои позиции на рынке, повысить вовлеченность сотрудников и добиться устойчивого роста в условиях растущей конкуренции и нехватки квалифицированных кадров.
Реклама. ООО «СИМПЛ 1», ИНН 9725013892. Erid: 2VtzqxFcSaS
Комментарии
Комментариев пока нет