Управление изменениями в проектах: постановка целей и оценка эффективности

« Назад

13.07.2025 16:55

Международный аккредитованный эксперт и тренер по управлению изменениями Динара Гайнутдинова объясняет, как с помощью управления изменениями повысить эффективность внедряемых изменений и измерить успех этой сложной работы.

Что такое управление изменениями

Управление изменениями — это не просто термин из сферы консалтинга, а реальная возможность повысить эффективность бизнеса. Возможно, вы думаете: а зачем оно вообще нужно?. Тогда представьте ситуацию: ваша компания внедряет новую ИТ-систему, оптимизирует внутренние процессы или проводит крупную реорганизацию. Казалось бы, достаточно поставить задачу сотрудникам и ждать от них результата. Но реальность оказывается сложнее: старые привычки цепко держатся, сотрудники недовольны, руководство теряет мотивацию. В итоге вложенные средства оказываются неэффективными, а проект проваливается.

Именно в таких случаях приходит на помощь управление изменениями. Его главная цель — обеспечить мягкий и безболезненный переход организации к новым правилам игры. Важно не просто разработать стратегию и провести тренинги, а создать условия, при которых новое решение приживется и принесет реальную пользу.

Почему важен комплексный подход

На самом деле нет единого для всех компаний инструментария управления изменениями. К каждому проекту надо подходить индивидуально. Приходится искать баланс, учитывая особенности конкретного бизнеса, корпоративную культуру и даже эмоциональное состояние сотрудников.

Но при любых трансформациях важно применять комплексный подход. Он состоит из пяти базовых направлений, в которые также включены изменения элементов корпоративной культуры и мотивация:

• оценка влияния изменений на организацию;
• вовлечение заинтересованных сторон;
• коммуникации;
• оценка готовности сотрудников к изменениям;  
• обучение персонала.

И здесь важно задуматься над правильными показателями и методами оценки эффективности управления изменениями.

Риски неготовности бизнеса к изменениям

Оценка влияния изменений позволяет заранее подготовиться к работе по новым процессам с точки зрения человеческих, финансовых и инфраструктурных ресурсов. Тем самым вы снижаете риски неготовности бизнеса к изменениям.

Сначала нужно создать единый список необходимых изменений, понятный для всех участников, особенно для руководителей отделов и владельцев конкретных процессов. Кроме того, разрабатывается детальный план действий с указанием конкретных дат и ответственных лиц. Важно также заранее предусмотреть и проработать возможные риски, которые могут помешать выполнению намеченного графика.

Оценка эффективности включает две важные задачи:

• осуществление критически важных изменений до старта новых процессов;
• установление предельного уровня допускаемых задержек в ходе проекта или при запуске обновленных процессов.

Важен баланс: если изменений много, то допустимо отклонение нескольких критических точек, но если общее число изменений невелико, каждая просрочка приобретает гораздо больший вес.

Важно зафиксировать точные даты начала и окончания работ, чтобы заблаговременно заметить признаки возможного отставания и успеть принять меры.

Особенно внимательно нужно относиться к ситуации при запуске новых процессов: все важнейшие изменения должны быть закончены.

Именно благодаря правильной оценке влияния изменений удается добиться качественного перехода компании на новую ступень развития.

Заинтересованные лица и их роль

Правильно управлять изменениями — значит вовлечь нужных людей и честно распределить роли и ответственность. Основная задача — снизить сопротивление изменениям и увеличить поддержку со стороны лидеров компании. Именно на них делается основной фокус в коммуникациях на начальном этапе проекта.

Если ожидания оправдались и появилась ощутимая поддержка, значит, был выбран правильный вектор взаимодействия. Даже негативная реакция полезна, так как дает возможность скорректировать дальнейший подход и учесть интересы всех сторон.

Успех работы с заинтересованными лицами измеряется двумя способами:

Показатель уровня информированности. Создав специальную «тепловую карту», можно наглядно представить степень осведомленности ключевых игроков о предстоящих изменениях. Этот инструмент показывает, кто действительно владеет полной картиной происходящего, а кому требуется дополнительная информация.

Показатель уровня лояльности. Параметр отражает отношение руководства к предлагаемым изменениям. Обычно его проще всего выяснить на практике: руководители охотно делятся своими взглядами и предпочтениями по ходу проекта.

Четкую цифру здесь назвать сложно, так как многое зависит от человеческого фактора. Идеальным считается, если около 80% ключевых лиц показывают высокий уровень информированности, а поддержка изменений выражена у 60%.

Естественно, достигнуть стопроцентного результата практически невозможно, особенно в крупных компаниях: небольшая доля скептиков вполне приемлема. Главное — убедиться, что основная масса ориентируется в происходящем и готова двигаться вперед.

Коммуникационная стратегия

Предоставляйте сотрудникам своевременную и исчерпывающую информацию о предстоящих изменениях, пресекая кулуарные разговоры, домыслы, слухи, которые дезорганизуют коллектив.

Благодаря коммуникациям люди должны ясно понять цели, задачи и преимущества проекта.

Оценить эффективность информационной кампании вы можете с помощью опросов, которые покажут степень осведомленности сотрудников. Проводите их регулярно, на разных этапах проекта, начиная с предпроектного периода. Чем чаще проводится оценка, тем лучше можно регулировать коммуникативные потоки и корректировать недочеты.

Если сотрудники оценивают уровень своей осведомленности на 7 из 10 баллов — это уже отличный результат. Почему не 10, спросите вы? Дело в том, что полное единодушие встречается редко, и небольшой процент сомнений и отрицательных мнений считается нормой.

Готовность сотрудников к изменениям

Оценка готовности к изменениям помогает понять, готовы ли ваши коллеги спокойно воспринять грядущие перемены в рабочих процессах. Без честной обратной связи тут не обойтись.

Как можно оценить реальную готовность команды? Сначала аккуратно соберите все опасения и тревоги сотрудников, которые способны повлиять на общий успех вашего проекта. Могут проявиться проблемы типа нехватки информации, конфликтов с другими проектами, слабого лидерского сопровождения или недостатка обучения. Фиксируйте эти трудности и составляете четкий план по их устранению.

Как оценить эффективность этой работы:

Вы провели все запланированные опросы. Иногда в потоке проектных задач это может показаться мелочью. Но поверьте, игнорирование таких замеров скажется в будущем на реализации или «приживаемости» проекта.

Более половины коллег откликнулось на опрос. Отличный результат, если не менее 60% опрашиваемой аудитории ответили на опрос. Конечно, хочется большего, но набрать 100% крайне непросто, особенно если в вашей компании трудятся сотни и тысячи человек.

Вы выполнили план по устранению рисков. Представьте, что после сбора информации прошло некоторое время, и вам нужно снова проверить, что сделано из ранее обозначенных задач. Идеально, если отработаны все риски с высоким уровнем влияния на старте. Тогда можно уверенно идти дальше.

Обучение сотрудников новым процессам

Основная цель такого обучения — избежать рисков, связанных с некачественной реализацией новых процессов. Проектная команда должна передать сотрудникам знания, нужные для качественной работы с новыми процессами, продуктами или оргструктурами.

Результат достигается за счет качественных учебных материалов, разработанных под потребности конкретного бизнеса; удобной инфраструктуры для занятий, позволяющей максимально эффективно усваивать материал. План-график обучения должен быть составлен с учетом специфики проекта (рабочего расписания, сменности, последовательности процессов) и максимальной близости к официальному его старту.

Как оценить качество обучения

Во-первых, в ходе проекта смотрите процент выполнения плана подготовки к обучению. Реализация 80% работ по плану считается отличным показателем. Иногда сроки смещаются, что требует внесения изменений в учебный план.

Во-вторых, проверяйте, сколько сотрудников успешно сдали тесты и получили допуск к системе — таких должно быть не менее 80% для успешного старта новых процессов. Кстати, эта метрика актуальна преимущественно для ИТ-проектов, где обучение сотрудников влияет на допуск в систему.

Самое важное здесь — согласованность усилий команд, владельцев процессов и руководителей направлений, ответственных за изменения.

Управление изменениями — это интегрированная история, где важны детали, регулярность оценок и гибкость подходов. Эти подходы должны быть индивидуальными для каждого бизнеса в зависимости от объема происходящих изменений, и от количества аудитории, на которую распространяются преобразования.

Объединив все пять блоков управления изменениями и оценивая их эффективность, можно сделать качественный рывок в реализации проектов.

Автор: Динара Гайнутдинова, международный аккредитованный эксперт и тренер по управлению изменениями 

Иллюстрации: Freepik