4 шага к бесплатной оценке условий труда

« Назад

17.05.2017 11:56

Авторская колонка Дмитрия Родина, HR-директора B2B-Center

В этом году мы не стали испытывать судьбу и провели специальную оценку условий труда. Это в общем-то рядовое событие позволило HR-департаменту B2B-Center сделать несколько важных открытий. Оказалось, что тарифы компаний-оценщиков ограничены только их фантазией, но при этом они готовы снижать цену в два раза и торговаться за заказ даже небольшой компании.  Поэтому мы решили поделиться нашим опытом, как выбрать оценщика и компенсировать все затраты за счет ФСС.

Начнем по порядку. Специальная оценка условий труда (СОУТ) пришла на смену аттестации рабочих мест в 2014 году. Она является обязательной для всех работодателей независимо от сферы деятельности, наличия или отсутствия производства, численности сотрудников. В том числе ее необходимо проводить и для всех офисных работников. 

По официальным данным, только за первую половину 2015 года инспекторы труда оштрафовали 6500 юридических и должностных лиц на 150,8 млн руб. за нарушения порядка проведения специальной оценки. Штрафы для работодателей предусмотрены за каждое отдельное непроверенное рабочее место, поэтому могут достигать нескольких миллионов рублей.

Сама процедура подробно описана в законодательстве, поэтому рассказывать про нее не имеет смысла. Единственное замечание – СОУТ должна проводить независимая организация, которая соответствует требованиям законодательства, имеет собственную лабораторию и аккредитована Министерством труда и социальной защиты.

crowd-min

Шаг первый. Отказываемся от традиционного выбора подрядчика

Как и многие другие компании, изначально мы искали подрядчика традиционным способом. Сотрудники HR-департамента обзвонили несколько аккредитованных организаций и запросили коммерческие предложения. К проведению специальной оценки есть стандартные требования, поэтому прежде всего нас интересовала цена.  

Стоимость оценки зависит от нескольких факторов: специфики деятельности организации, количества рабочих мест, необходимости проведения замеров, местонахождения офиса и сроков проведения. Поэтому мы знали, что фиксированных цен на рынке нет. Но разброс предложений все равно нас удивил: самая высокая цена была выше минимальной на 70%. По всей видимости, верхние пределы ограничиваются только фантазией исполнителей. У нас возник закономерный вопрос: какова реальная рыночная цена, которая соответствует сложности проведения работ?

Ответ подсказал профиль нашей компании, которая занимается разработкой онлайн-сервисов для автоматизации закупок крупных компаний. Чтобы не переплачивать за необходимые товары и услуги, наши клиенты проводят специальные закупочные процедуры, которые часто называют одним словом «тендеры». Их цель – заставить поставщиков честно конкурировать в равных условиях.

Проведение тендера в традиционном бумажном виде может потребовать от вас слишком много времени и усилий, поэтому рекомендуем проводить его в электронном виде. Тогда все этапы от начала тендера и сбора предложений до «вскрытия конвертов» и выбора победителя можно провести в онлайн-режиме, не вставая со своего рабочего места. Для этого достаточно выбрать подходящую электронную торговую площадку c большой базой зарегистрированных подрядчиков.

Шаг второй. Готовимся к тендеру

Для начала необходимо определиться по каким правилам будет проходить ваш тендер. Пока человечество придумало лишь несколько основных видов – это аукцион на понижение цены, конкурс, запрос цен и запрос предложений. Для нашего случая подойдут два последних способа, которые не накладывают на заказчика излишних обязательств. Например, вы можете отказаться от проведения такого тендера в любой момент до подведения его итогов.

Запрос цен предполагает быстрый и простой выбор победителя по наименьшей цене. Он вполне подходит для выбора оценщика условий труда. Как мы уже сказали, это стандартная услуга, которая подробно описана в документах.

У нас был более сложный случай: оценку надо было проводить в двух офисах – в Москве и Брянске. Поэтому мы проводили запрос предложений, который подразумевает выбор победителя по оптимальному соотношению цены и условий оказания услуги. В нем побеждает не тот подрядчик, который предложит минимальную цену, а тот, кто полностью соответствует заранее объявленным критериям.  

Запрос цен и запросы предложений – это относительно простые процедуры, для которых необходимо подготовить минимальный набор документов. В стандартный пакет закупочной документации должны входит техническое задание с требованиями к участникам закупки и критериями выбора победителя, а также проект договора. Техзадание легко составить на основе требований, подробно описанных в законодательстве о СОУТ.

Шаг третий. Проводим тендер и выбираем победителя

Если вы проводите тендер в электронной форме, то вам достаточно загрузить закупочную документацию на площадку и дождаться предложений от подрядчиков. При проведении запроса цен побеждает та компания, которая предложит наименьшую цену. При проведении запроса предложений критерии выбора победителя определяете вы. В нашем случае победитель должен был обладать опытом работы в Москве и Брянске, а также предложить конкурентную цену. 

Как показал наш опыт, оценка условий труда – это высококонкурентный рынок, участники которого готовы торговаться за право получить заказ даже от относительно небольшой компании с двумя офисами на 300 рабочих мест. В нашем запросе предложений участвовало 8 подрядчиков, которые подали 14 предложений. Цена снижалась шесть раз, а одна из компаний сделала три ставки. В результате мы заключили договор с оценщиком, который провел оценку по цене 380 руб. за одно рабочее место. До старта тендера подрядчики предлагали оценку за 800-1000 руб. за место. 

Шаг четвертый. Делаем оценку бесплатной

После того, как вы выбрали подрядчика с оптимальной ценой, вы можете фактически возместить все расходы вашей компании на оценку. Такое право дает Приказ Минтруда России от 10 декабря 2012 г. N 580н. Согласно этому документу, расходы на проведение специальной оценки условий труда могут быть осуществлены за счет страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. То есть сумма взносов в этом году будет уменьшена на стоимость услуг вашего подрядчика. Единственное ограничение – расходы на оценку не должны превышать 20% от суммы страховых взносов. Поэтому, чем больше упадут в цене ваши потенциальные подрядчики, тем большую сумму вы сможете возместить за счет взносов в ФСС.

Пожалуй, главным открытием для нас стало то, что организовать подобную закупку может сотрудник, у которого нет опыта проведения тендеров и специальных знаний. Интерфейс современных электронных площадок позволяет провести собственную закупку так же просто, как продать что-нибудь на любом сервисе бесплатных объявлений. За последние несколько лет на электронных торговых площадках накопилось достаточное число уже прошедших закупок СОУТ. Как правило, данные по ним полностью открыты, поэтому вы всегда можете посмотреть документацию, требования к подрядчикам и их работам, важные моменты, которые необходимо учесть в договоре и другую информацию. Наконец, вы всегда можете обратиться в службу поддержки и вам обязательно помогут, ведь площадки заинтересованы в новых закупках.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены



Комментарии


Комментариев пока нет

Добавить комментарий *Представьтесь:


*Комментарий:


*Подтвердите, что Вы не робот:
Loading ...




Копирование и любая переработка материалов
с сайта neohr.ru запрещены

Copyright © Neo HR 16+
О проекте
Политика конфиденциальности

Сетевое издание Neo HR. Свидетельство о регистрации средства массовой информации в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
ЭЛ № ФС 77 – 57596 от 08.04.2014

Яндекс.Метрика