07.01.2024 16:45
За последние годы процедура приема на работу усложнилась. Казалось бы, набор обязательных для оформления документов остался прежним. Однако повысились требования к обработке персональных данных, некоторые компании перешли на ЭДО и большую часть документов начали оформлять в электронном виде. У сотрудников появилась возможность использовать электронную подпись. Кроме того, с недавнего времени внедрены электронные трудовые книжки, при этом часть сотрудников не спешат расставаться с бумажными бланками. Все эти процессы вносят свои коррективы в алгоритм приема на работу в 2024 году.
Остановимся подробно на каждом этапе оформления сотрудника.
Содержание:
— Проверьте наличие всех необходимых документов
— Ознакомьте работника с важными документами
— Обратите внимание на условия трудового договора
— Сделайте запись в трудовую книжку
— Не забудьте о личной карточке Т-2 (если продолжаете ее вести)
— Отправьте уведомление в центр занятости населения
Проверьте наличие всех необходимых документов
В ст. 65 ТК РФ перечислены все документы, которые при заключении трудового договора предъявляет работодателю кандидат.
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Бывают случаи, когда паспорт работника находится на переоформлении. И тогда возникает вопрос – возможен ли прием на работу без паспорта?
На период переоформления документа человеку выдают справку. Однако по справке оформить на работу нельзя, так как она не является документом, удостоверяющим личность. Для приема на работу потребуется временное удостоверение личности.
Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР в случае перехода на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
С 1 января 2023 года действует новая форма бумажной трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н. Согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, работодатели, у которых остались старые бланки трудовых и вкладышей к ним, могут продолжать использовать их до тех пор, пока они не закончатся. Менять их на бланки нового образца не нужно.
Оформление трудовой книжки возможно на бланке образца 2003 года, который утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
С 2021 года работникам, которые впервые трудоустраиваются, оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная трудовая может понадобиться, если сотрудник на момент трудоустройства имеет стаж, но бумажная трудовая утрачена или испорчена.
При трудоустройстве кадровику следует установить, имеет ли человек трудовой стаж. Если да, то нужно получить от него бланк бумажной трудовой книжки и заполнить его. Далее соискатель выбирает: оставить бумажную трудовую или перейти на ЭТК.
При выборе ЭТК сотрудник пишет соответствующее заявление, а работодатель подает в СФР отчет ЕФС-1. При этом в бумажную трудовую вносится запись о выборе ЭТК, после этого она отдается работнику.
Если сотрудник хочет оставить бумажную трудовую книжку, то он тоже пишет заявление. Работодатель продолжает вести бланк как обычно.
Независимо от того, какой способ ведения трудовой выбрал сотрудник, нужно вести учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Более того, с 2023 года ведется учет деятельности граждан, которые работают по договорам ГПХ. Для подачи сведений о трудовой деятельности используется форма ЕФС-1.
Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 утверждена новая форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения. Они начали действовать с 1 января 2024 года.
Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа. Соискатель может предъявить работодателю либо ранее выданный СНИЛС, либо скачанный в личном кабинете на сайте СФР электронный документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Если человек устраивается на работу впервые и у него еще нет СНИЛС, то работодатель представляет в СФР сведения, необходимые для его регистрации (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Формы персонифицированного учета утверждены Приказом СФР от 30.10.2023 № 2153.
Документы воинского учета 一 для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Постановление Правительства РФ от 25.07.2023 № 1211 внесло ряд изменений в Положение о воинском учете. Новые правила организации воинского учета накладывают на специалистов, которые отвечают за ведение воинского учета, определенные обязанности:
- проверять при приеме на работу наличие и подлинность военных билетов, справок взамен военных билетов или удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, не только на бумаге, но и в форме электронного документа;
- передавать военкомату в течение 5 рабочих дней информацию об обнаруженных в документах воинского учета исправлениях, неточностях и подделках, а также о случаях неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета;
- сообщать в военкомат сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, в течение 5 рабочих дней со дня их принятия на работу или увольнения.
В обновленной форме для передачи в военкомат сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету, теперь указывается полная дата рождения работника, паспортные данные, номер СНИЛС, а также номер трудового договора (при приеме на работу).
Вполне вероятна ситуация, когда соискатель устраивается на работу, не имея приписного свидетельства, военного билета или заменяющей справки. Минтруд в Письме от 14.08.2023 № 14-6/В-960 говорит о том, что трудоустройство в таком случае возможно. При этом работодатель должен сообщить в военкомат о неисполнении гражданином своих обязанностей в области воинского учета.
Если у сотрудника отсутствует военный билет, то ответственный за воинский учет направляет сведения о выявлении лица, не состоящего на учете.
Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний 一 при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при осуществлении определенных видов деятельности). В соответствии со ст. 328.1 ТК РФ действуют ограничения на осуществление трудовой деятельности, связанной с управлением пассажирским транспортом. Теперь при трудоустройстве водители должны предъявлять работодателю справку о наличии (отсутствии) судимости и факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Это ограничение распространяется в том числе на граждан государств 一 членов ЕАЭС.
Медосмотр и психиатрическое освидетельствование при трудоустройстве
В некоторых случаях при приеме на работу от соискателя могут требовать пройти предварительный медицинский осмотр (Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н). Обычно такое требование распространяется на:
- специалистов, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе на подземных работах;
- специалистов, занятые на работах, связанных с движением транспорта;
- тех, кто работает в организациях пищевой промышленности, общепита и торговли;
- работников водопроводных сооружений;
- работников медорганизаций и детских учреждений.
После прохождения медосмотра им выдается заключение.
Для некоторых профессий при приеме на работу требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (Приказ Минздрава России от 20.05.2022 № 342н).
Допуск к работе человека без предварительного медосмотра предусматривает штрафы согласно ст. 5.27.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юрлица, 一 от 15 000 до 25 000 руб.;
- на юрлиц 一 от 110 000 до 130 000 руб.
Приказ Минтруда России № 988н, Минздрава России № 1420н от 31.12.2020 утверждает перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и перечень работ, при которых проводятся обязательные предварительные и периодические медосмотры работников.
Дополнительные документы
Чтобы сотрудник мог воспользоваться положенными ему льготами, он должен проинформировать работодателя о том, что относится к какой-либо категории: донорам, инвалидам, работникам, имеющим трех или более детей в возрасте до 18 лет и др.
Так, например, ст. 186 ТК РФ предусматривает освобождение от работы в день сдачи крови. Работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, могут претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Если в компании внедрен КЭДО
При устройстве на работу важно ознакомить сотрудника с локальными нормативными документами, связанными с электронным документооборотом 一 в частности, с положением об ЭДО. В этом положении важно прописать, что такое простая электронная подпись (ПЭП), так как она обычно выдается при приеме на работу.
Как правило, ПЭП представляет собой логин и пароль для входа в личный кабинет работника в корпоративной информационной системе. Простая подпись может использоваться для подписания различных служебных записок, приказа на отпуск, графика отпусков и других рабочих документов.
Типы подписей для взаимодействия работодателя и работника посредством ЭДО определены ст. 22.3 ТК РФ.
Какие кадровые документы оформляются только на бумаге
К настоящему времени остался лишь небольшой список документов, которые нужно подписывать собственноручно на бумаге. Причем это требование распространяется даже на сотрудников, работающих удаленно. К таким документам относятся:
- приказ на увольнение;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (внесенный на рассмотрение Госдумы законопроект № 270457-8 о применении ЭДО в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, был отклонен);
- акты о несчастных случаях.
Эти документы оформляются только на бумаге, а работник подписывает их лично, а не электронной подписью.
Документы, которые могут быть в электронном виде
Такие документы делятся на две группы:
Документы, формат которых выбирает сам работник. Некоторые документы могут быть переведены в электронный формат, но разрешение на то, чтобы в таком формате их получать, дают сами работники. К ним относятся:
- трудовой договор и дополнительное соглашение к нему;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Документы, которые можно перенести в электронный формат без согласия работника. Если разъяснения по формату документа не даны в трудовом законодательстве, то работодатель сам выбирает, как их вести.
Ознакомьте работника с важными документами
Прием на работу оформляется трудовым договором. На основании этого документа работодатель может (но не обязан!) издать приказ (распоряжение) о приеме на работу, содержание которого должно соответствовать условиям трудового договора. С 22 ноября 2021 года обязанность издавать приказ о приеме на работу упразднена. Для оформления приема на работу достаточно только трудового договора.
До подписания трудового договора важно, чтобы работник под подпись ознакомился с правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а также коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
Также важно не забыть ознакомить работника под подпись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (Приказ Роструда от 11.11.2022 № 253).
Обратите внимание на условия трудового договора
При оформлении трудового договора проверьте все обязательные сведения и условия, которые нужно в него внести.
Содержание трудового договора раскрывается в ст. 57 ТК РФ. Если какое-то обязательное сведение из ст. 57 ТК РФ отсутствует в трудовом договоре, то нужно внести дополнение. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.
Что касается недостающих условий, то они определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Иногда работодатели допускают ошибку, указывая вместо даты заключения трудового договора дату составления трудового договора.
Если в вашей компании работают водители, курьеры, экспедиторы, нужно не забыть указать характер работы в трудовом договоре (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
Важное условие 一 режим рабочего времени. Согласно ст. 57 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха указывается, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.
Если у вас работает человек по совместительству и с ним заключен трудовой договор, то вы обязаны режим рабочего времени прописать в трудовом договоре (ст. 284 ТК РФ).
Проверьте, чтобы в каждом трудовом договоре было указано именно место работы. Дело в том, что нередко работодатели путают место работы (обязательное условие) с рабочим местом (дополнительное условие). Согласно ст. 209 ТК РФ, «рабочее место 一 место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя». Юридического определения понятия «место работы» в Трудовом кодексе нет. Однако в ст. 57 ТК РФ говорится, что работодатель должен указать обособленное структурное подразделение. Для правильного оформления указывайте название организации и населенный пункт.
Обратите внимание на дату начала работы. Если вы заключаете с работником срочный трудовой договор, убедитесь, что:
- Вы имели право его заключить (ст. 59 ТК РФ). Даже если вы заключите срочный трудовой договор в случае, не предусмотренном законодательством, условия его срочности не будут иметь никакой юридической силы. И если после прекращения трудовых отношений в связи с истечением срока трудового договора работник обратится в суд, то его восстановят на работе. Суду будут интересны доказательства того, что вы имели право заключить срочный трудовой договор.
- Прописан срок действия трудового договора 一 датой или сроком наступления события (например, «до выхода отсутствующего работника»).
- Прописаны причины обстоятельства для заключения срочного трудового договора.
Обязательное условие 一 оплата труда. Важно, чтобы в каждом трудовом договоре был указан размер тарифной ставки или оклада, а не просто написано «зарплата согласно штатному расписанию». Если есть какие-то доплаты, надбавки, не забудьте их перечислить.
Также обратите внимание на условия труда на рабочем месте. В соответствии со ст. 209 ТК РФ условия труда на рабочем месте 一 это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника. Это условие обязательно должно быть включено в трудовой договор.
В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ указаны четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. Понять, какие у вас условия труда на рабочем месте для включения в трудовой договор, можно только по итогам СОУТ.
Формулировку можно подсмотреть в карте СОУТ и переписать соответствующие факторы в трудовой договор. Верно, если вы прописали условия труда примерно таким образом: «условия труда оптимальные на основании отчета о проведении спецоценки от такой-то даты».
Обратите внимание на то, что условие о сроке испытания для работника может быть предусмотрено в трудовом договоре или включено в него отдельным соглашением до начала работы. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания (ст. 70 ТК РФ).
Важно не путать понятия «срок испытания» из ТК РФ с термином «испытательный срок» из УИК РФ.
Сделайте запись в трудовую книжку
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей 一 физлиц, не являющихся ИП) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Приняв у сотрудника трудовую книжку, внесите ее в книгу учета движения трудовых книжек и ждите 5 дней. Минтруд напоминает, что даже если организация перешла на КЭДО, книги (журналы) по учету трудовых книжек и бланков таких книжек, а также вкладышей в них нужно вести на бумаге (Письмо Минтруда России от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245).
На 6-й день внесите в бумажную трудовую книжку ручкой запись о приеме на работу. Указывать нужно будет именно дату приема на работу, она стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре. Если человек увольняется в течение этих 5 дней, то записи в трудовую книжку не делаются.
Если на работу оформляется соискатель, который ранее отказался от бумажной трудовой, то потребуются дополнительные документы. Кадровику нужно предоставить:
- бумажную трудовую с закрывающей записью;
- сведения о трудовой деятельности 一 выписку из ЭТК (можно получить на портале госуслуг в разделе «Услуги» 一 «Работа и занятость» 一 «Трудовое право»);
- форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-СФР (из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ).
Не забудьте о личной карточке Т-2 (если продолжаете ее вести)
С 1 сентября 2021 года работодатели не обязаны вести личные карточки работников, но могут продолжать это делать для кадрового учета (Письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487).
Если работодатель принял решение продолжать вести личные карточки, он может делать это в электронном виде. Знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.21 № 320н, не требует. Работодатель вправе сам установить, будут ли работники осведомляться о записях, сделанных в карточках, считают эксперты Роструда.
Отправьте уведомление в центр занятости населения
Если кандидат направлен в компанию из центра занятости, то работодатель обязан отчитаться о результатах собеседования. Уведомить центр занятости о найме специалиста нужно в пятидневный срок. Это можно сделать онлайн – через платформу «Работа в России», указав дату приема на работу.
Автор: Яна Аржанова
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и читайте уникальные HR-новости!
Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены
Предложить свою статью для публикации
Комментарии
Комментариев пока нет