Как подготовиться к переходу на КЭДО: советы отделу КДП по подготовке документов

« Назад

17.08.2022 16:16

Компания «ДоксВижн» отмечает рост спроса на ИТ-решения для кадрового электронного документооборота в три раза с начала 2022 года. О повышении спроса говорят эксперты «Сберешения». По их данным, спрос на системы для автоматизации КЭДО в 1 квартале 2022 года вырос на 125%, если сравнивать с аналогичным периодом 2021 года, и в четыре раза в сравнении с окончанием 2021 года. И такой рост интереса базируется на нормативной базе, допускающей автоматизировать кадровое делопроизводство, а раньше это было более рискованно, и с желанием оптимизировать рутинные процессы.

Причины роста интереса бизнеса к КЭДО

1. Легализация электронных документов в кадровом делопроизводстве
   Последние изменения в Трудовой кодекс, вступившие в силу с 2022 г. (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ), разрешили использовать в кадровом делопроизводстве электронные документы без дублирования их на бумаге. До этого времени, по оценкам Deloitte, порядка 75% кадровых документов можно было оцифровать. С 2022 года кадровики могут перевести в электронный вид все документы, кроме актов о несчастном случае, приказы об увольнении и документы о прохождения инструктажа по охране труда.
2. Рост популярности удаленного формата работы среди сотрудников
   Пандемия усилила тренд на удаленный формат работы. И несмотря на снятие ограничений, часть сотрудников не готова возвращаться к работе в офисе. До февраля 2022 года в 89% российских компаний часть сотрудников работали удаленно. Отдел кадров всегда тяжело решал задачу корректного кадрового делопроизводства в отношении сотрудников из филиалов и регионов, и развитие технологий и нормативной базы позволяет преодолеть сложности, которые не решались десятилетиями.

Эффекты от перехода на КЭДО

1. Оптимизация стоимости сопровождения кадровых процессов до 95%.
   Ряд кадровых документов, например, трудовой договор, работодатель должен хранить длительное время в архиве или на территории офиса, а значит нести дополнительные накладные расходы. В случае архивирования электронных документов затраты ниже, отсутствуют риски потери или порчи документов.
2. Исключение риска подписания третьими лицами.
   Для подписания электронных кадровых документов сотрудники используют ЭЦП для точной идентификации человека, включая использование мобильного телефона, инфокиосков.
3. Пересмотр жизненного цикла документа и модернизация бизнес-процессов.
   Автоматизация процессов требует их пересмотра, оптимизации и отказа от дублирования функций. В результате анализа кадровых процессов сотрудники КДП могут отказаться от ненужных, с точки зрения законов, документов, устранить отклонения между регламентами и рабочими практиками, минимизировать риски споров с сотрудниками и контролирующими органами.
4. Более комфортные условия для работы.
   Перевод кадровых процессов в «цифру», включая подписание документов сотрудниками, позволяет реализовать подписание документов в установленные сроки, а не «задним числом» на бумаге. Допускает использовать удобные средства для работников, например, портал Госуслуги, отправлять задание на ознакомление и подписание СМС. Но также избавляет сотрудников КДП от рутинной работы, связанной с подписанием документов, напоминанием и контролем исполнения.

Несмотря на возможности и описанные преимущества, переводить кадровое делопроизводство в цифру или нет – каждая компания решает сама. Нормативная база носит рекомендательный характер. Точнее, закон разрешает компании перейти на КЭДО, и оставляет за сотрудниками возможность отказаться от взаимодействия с работодателем в ИТ-пространстве.

Переход на КЭДО высвободит время у отдела КДП на разработку и подписание документов у сотрудников особенно в компании с распределенными офисами и гибридным форматом работы. Как было отмечено выше, могут возникнуть затруднения с ведением документов в бумажном и электронном формате одновременно. С этими ограничениями компании сталкивались и ранее, а пока не могут преодолеть этот зазор, так как сам сотрудник может отказаться от КЭДО. Также переход на КЭДО требует отдельного проекта внедрения или модернизации существующей ИТ-системы, а значит дополнительных инвестиций.

Если компания приняла решение перейти на КЭДО, то проект будет включать несколько этапов. Каждый из них важен.

5 шагов для перехода на КЭДО

1 шаг – описать текущие бизнес-процессы и документы в части КДП

Лучшие ИТ-проекты учат автоматизировать регламентированные и описанные процессы. Проект перехода на КЭДО лучше начинать с оценки текущих процессов. Сотрудники КДП должны определить типы документов, порядок их согласования, подписания, хранения.

2 шаг – сделать аудит документов, инструментов

Сотрудники КДП должны определить, как проходит подписание документам (кем, какой подписью), какие имеющиеся ИТ-системы задействованы в процессе, все ли сотрудники имеют нужные доступы к ним.

3 шаг – оптимизировать бизнес-процессы КДП

Эксперты рекомендуют отказаться от дублирования в процессах и в документах. Для этого нужно посмотреть на описанные в шаге 1 процессы сторонним взглядом, отказаться от хранения нескольких версий документов.

4 шаг – выбрать платформу для перехода на КЭДО, автоматизировать процессы

Универсального решения для перехода на КЭДО нет. В компаниях широко используются системы для кадрового учёта, но они не поддержат создание полноценного электронного архива кадровых документов. Системы электронного документооборота решают задачи хранения электронных документов. В СЭД также можно создавать документы по шаблону, запускать процессы согласования, поддерживать процесс ознакомление и подписания.

5 шаг – подготовить внутренние документы, регламентирующие переход на КЭДО

Когда компания определит, какие кадровые документы будут переведены в электронный вид и в какой ИТ-системе, сотрудникам КДП потребуется подготовить 2 документа:

1. Положение об электронном документообороте
2. Приказ, ЛНА или изменения в трудовой договор

Без этих документов в случае споров и разбирательств электронные документы не будут приняты и рассмотрены в суде. В соответствии с ТК РФ работодатель должен уведомить сотрудника о переходе на электронный документооборот и получит его согласие, заверенное подписью. Работник имеет право на консервативную позицию, чтобы сохранить прежний способ подписи документов – на бумаге. Однако, если компания принимает на работу молодого специалиста, у которого не было трудового стажа на 31 декабря 2021 года, то согласие не требуется.

Приказ о КЭДО

Согласно ТК РФ при переходе на КЭДО компания должна подготовить и подписать с работниками два локально-нормативных акта: приказ и положение.

Приказ о переходе на КЭДО должны содержать ряд положений, закрепленных в нормативной базе:

1. Сведения о том, какая ИТ-система используется для электронного документооборота в компании
2. Как предоставляется доступ к указанной ИТ-системе
3. Какие документы переведены в электронный вид
4. Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией
5. В какой срок планируется перейти на КЭДО. Согласно ТК РФ, работодатель вначале должен уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и только не следующий день или позже этой процедуры может переводить документы в цифру. Например, мы уведомляем сотрудников до 31 августа - вводим КЭДО 1 сентября.
6. Дата перехода на КЭДО
7. В качестве рекомендации можно указать, в какие ЛНА требуется внести изменения в связи с новыми правилами и информацию о мерах безопасности и защиты используемой ИТ-системы

Положение о КЭДО

Положение должно обязательно содержать ряд требований, согласно ТК РФ:

• Сроки ознакомления и подписания работником электронных документов
• Периодичность подписания и ознакомления
• Порядок проведения инструктажа
• Случаи, когда могут быть оформлены документы на бумаге

Законодательно не определена форма такого документа. Поэтому он пишется произвольно, но обычно включает в себя:

1. Общие положения с указанием целей и лиц, на которые распространяется документ, терминов и ответственных
2. Сведения об информационной системе, используемой в рамках КЭДО: ссылка с доступом, способы доступа к личному кабинету, регистрация и правила безопасности
3. Порядок электронного документооборота описывает процессы
4. Сроки подписания
5. Инструктаж работников
6. Случаи оформления документов на бумажном носителе, когда нет доступа к ИС
7. Дополнительные разделы могут включать данные о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия  ЭКДО с лицами, поступающими на работу, в системе КЭДО

В статье мы рассмотрели все шаги, которые предстоит реализовать в процессе трансформации кадровых процессов и перевода их в электронный вид. Отказ от бумаги потребует инвестиций в технологии и в модернизацию процессов. Успешность подобных проектов будет зависеть от людей, которые его реализуют, и от структурированности процессов.

Автор: Ирина Чеча, компания «ДоксВижн»