КЭДО: как снизить время на обработку кадровых документов в 10 раз

« Назад

14.10.2022 13:50

Анастасия — сотрудница отдела кадров в крупной распределенной организации. Она отвечает за кадровый учет, за своевременное подписание документов с сотрудниками и отчетность. После пандемии в организации, где работает Анастасия, увеличился наем сотрудников в регионах, где у компании нет представительств, офисов. Теперь Анастасия ежемесячно формирует пакеты документов с приказами на отпуска, дополнительными соглашениями к трудовым договорам, ЛНА, чтобы отправить их курьером новым сотрудникам в регионах.

Формально она должна отправлять кадровые документы заказным письмом через Почту России. Но разве сотрудники отправят ей ответы обратно заказным письмом, отстояв очередь в отделении Почты? Плюс к этому сотрудники, которые раньше работали в офисе, теперь предпочитают работать из дома, поэтому Анастасия собирает еще стопку документов для подписания с ними. Случись проверка, такое несоблюдение временных регламентов в подписании кадровых документов приведет к штрафам. В случае конфликта с сотрудником и судебным разбирательством — это дополнительные риски.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Если Анастасия перейдет на безбумажный документооборот с сотрудниками, то она оптимизирует свою работу, снизит риски на случай проверок и судебных разбирательств.

Какие задачи решает КЭДО в компаниях

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — легальная альтернатива традиционному кадровому делопроизводству. Перевод кадровых документов в цифровой вид был легализован с начала 2022 года, благодаря принятию изменений в Трудовой кодекс РФ. Допускается перевести в электронный вид все кадровые документы, кроме приказа об увольнении, актов о несчастном случае и подтверждений о прохождении инструктажей по охране труда.

1. Кадровое делопроизводство с соблюдением сроков, регламентов вне зависимости от местоположения сотрудников и формата работы.
2. Снижение количества ошибок в документах благодаря минимизации риска «человеческого фактора».
3. Снижение затрат на хранение бумажных документов и быстрый поиск нужных данных по клику. Снижение стоимости хранения документов на продолжительный период времени от 5 лет.
4. Экономия ресурсов до 95% в результате оптимизации кадровых процессов и коммуникации с дистанционными сотрудниками.

Если Анастасия переведет кадровые процессы в цифровое пространство, то сможет быстрее справляться с ежедневными задачами, а компания минимизирует риски конфликтов с контролирующими органами и повысит безопасность кадрового делопроизводства. Перевод документов в цифровое пространство исключает подписание документов третьими лицами.

Планирование и внедрение проекта КЭДО

Первичный анализ и формирование рабочей группы. Определите, какие задачи компания решит в результате перехода на КЭДО, какие процессы необходимо автоматизировать. Кто будет курировать проект со стороны отдела КДП и как организовать взаимодействие кадровой службы с ИТ-департаментом, юристами.

Оценка существующих бизнес-процессов и поиск возможностей для их оптимизации. Составьте перечень кадровых документов в организации и опишите бизнес-процессы вокруг этих процессов. Откажитесь от дублирования, максимально оптимизируйте регламенты. Оцените риски перевода кадровых процессов в цифровой вид, изучив практику судебных разбирательств. Как указывалось в начале статьи, не все документы можно оцифровать, только порядка 90%.

Выбор ИТ-решения для перевода кадровых процессов в цифровое пространство. Портал «Работа России» предоставляет возможность организовать подписание кадровых документов, однако имеет ряд ограничений, например, ограничивает численность персонала на портале до 50 чел. Поэтому крупным компаниям стоит выбирать альтернативные ИТ-решения, адаптировать их под свои потребности и задачи. Система для кадрового делопроизводства должна быть гибкой, адаптивной, модульной, поддерживать расширение и развитие.

Смотрите также видеоинтервью о том, как выбрать систему КЭДО для крупной компании.

Проведение пилотного проекта. После описания и оптимизации бизнес-процессов рабочая группа выбирает подходящее ИТ-решение и пробует перевести в цифровое пространство процессы, которые ранее существовали на бумаге, оценивает результаты эксперимента.

Смотрите также видеоинтервью о том, как перевести 3 000 сотрудников на электронный кадровый документооборот.

Дополнение регламентов компании. Обмен электронными документами должны поддержать сотрудники компании, если они были приняты на работу до 1 января 2022 года. Чтобы уведомить сотрудников о переходе на КЭДО, отдел кадров должен подготовить приказ и регламент, который подпишут работники. Если они отказываются подписывать его, форма взаимодействия с работодателем не меняется, стороны и впредь должны подписывать кадровые документы на бумаге.

Тиражирование проекта. Поэтапное вовлечение сотрудников к кадровым процессам в цифровом пространстве и расширение задач кадрового делопроизводства. Чтобы сотрудникам было проще разобраться в работе с новой системой, рекомендуется подготовить памятки, провести обучение, отвечать на вопросы.

Как адаптировать регламенты компании под КЭДО

Анастасия согласовала с руководством проект по переходу на электронный кадровый документооборот, собрала команду внутри организации для внедрения изменений. Перед тиражированием ИТ-системы на всех сотрудников организации отдел кадров должен подготовить два документа: положение об электронном документообороте и приказ (ЛНА, изменения в трудовой договор).

В случае споров или судебных разбирательств эти документы подтвердят правомерность действий компании. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы работодатель уведомил сотрудника о переходе на КЭДО и получил его согласие, заверенное подписью. За работником остается право не переходить на электронное подписание документов.

Содержание приказа о переходе на КЭДО:

1. Какая ИТ-система используется для электронного документооборота.
2. Как сотрудник получает доступ к указанной ИТ-системе.
3. Какие документы переведены в электронный вид.
4. Какие работники переходят на такую форму взаимодействия с компанией.
5. В какой срок планируется перейти на КЭДО.
6. Дата перехода на КЭДО.
7. В какие ЛНА требуется внести изменения в связи с новыми правилами и информацию о мерах безопасности и защиты используемой ИТ-системы.

Выгоды от перехода на КЭДО

• Снижение трудозатрат на кадровое делопроизводство и снижение числа ошибок в документах.
• Возможность найма удаленных сотрудников, поддержка дистанционной работы без лишних затрат.
• Быстрый поиск документов в электронном архиве, возможность хранить кадровые документы не на бумаге.
• Время на получение и обработку кадровых документов от сотрудников снизится в 10 раз.
• Повышение привлекательности бренда работодателя среди сотрудников.

Автор: Ирина Чеча, компания «ДоксВижн»