Культура удаленной работы: как построить команду без физических границ

« Назад

25.12.2024 17:37

В условиях стремительной цифровизации и глобализации мир труда кардинально меняется. Удаленная работа перестает быть временной мерой и становится неотъемлемой частью корпоративной культуры. Этот новый формат взаимодействия между сотрудниками открывает перед компаниями безграничные возможности: привлекать таланты со всего мира, повышать гибкость и адаптивность бизнеса, а также улучшать баланс между работой и личной жизнью. Однако возникают и новые вызовы: недостаток живого общения, сложности в управлении командой и необходимость создания единой корпоративной ценности, несмотря на физическое расстояние.

В последние годы удаленная работа стала неотъемлемой частью современного бизнеса. Она предоставляет множество преимуществ, таких как гибкость и возможность привлечения талантов из разных уголков мира. Однако вместе с этим возникают и определенные вызовы, связанные с управлением и поддержанием командного духа на расстоянии.

Интересные факты о текущей популярности удаленной работы:

• в 2024 году около 20% работников работают удаленно;
• 98% сотрудников хотят работать удаленно хотя бы часть времени;
• 16% компаний полностью перешли на удаленную работу.

Мы так долго живем в реальности удаленной работы, что уже пора создать гайд по процессу ее внедрения в компании. В этой статье я попытаюсь это сделать. 

Итак, пойдем по порядку.

Создание основ культуры удаленной работы

Основой успешной удаленной команды являются миссия и ценности компании. Они должны быть четко определены и донесены до каждого сотрудника. Исследования показывают, что компании с четко определенными ценностями и миссией имеют на 30% более высокий уровень вовлеченности сотрудников. 

Для определения четкой миссии и ее качественной трансляции команде важно провести анализ текущих целей, стратегии и рыночной позиции компании, а также выявить основные принципы, которые важны для компании и подчеркивают ее уникальность. Как результат, миссия должна отражать основную цель компании и ее роль в обществе, а также выделять вашу компанию среди конкурентов и подчеркивать ее уникальные преимущества. Стоит попросить сотрудников поделиться своими взглядами и предложениями по формулировке миссии и ценностей и на основе полученных отзывов уточнить миссию и ценности, чтобы они были понятны и близки каждому.

Сформулировав миссии и ценности, проводите регулярные обсуждения и включите миссию и ценности в корпоративные документы, презентации и материалы для новых сотрудников, а также в программу адаптации. Кроме того, можно проводить регулярные тренинги и курсы, посвященные корпоративной культуре и ценностям. Активно стоит внедрять и систему поощрения: выделяйте сотрудников, которые демонстрируют приверженность корпоративным ценностям и продвигают их в компании.

Кроме того, фундаментом удаленной работы должна становиться прозрачная и открытая коммуникация — она играет ключевую роль в поддержании доверия и взаимопонимания. Регулярные встречи и обсуждения помогают поддерживать связь и вовлеченность всех членов команды. Чтобы поддерживать высокий уровень прозрачности коммуникации и осведомленности команды, стоит убедиться, что ваши встречи соответствуют следующим критериям:

Четкие цели и понятная всем повестка дня. Убедитесь, что каждая встреча имеет конкретную цель, будь то обсуждение прогресса, решение проблем или планирование будущих шагов. Подготовьте повестку дня и заранее отправьте ее участникам. Это поможет всем подготовиться и сосредоточиться на ключевых вопросах.

Безопасная среда. Поощряйте сотрудников делиться своими мыслями и идеями без страха критики. Установите правила уважительного общения и активного слушания. Предоставьте возможность анонимной обратной связи, чтобы сотрудники могли выражать свои мнения и предложения без опасений.

Современные технологии. Для эффективной удаленной работы необходимо использовать современные инструменты и технологии. Видеоконференции, мессенджеры и системы управления проектами позволяют поддерживать постоянный контакт и координировать действия команды. Важно не только внедрить эти инструменты, но и обучить сотрудников их использованию, чтобы они могли максимально эффективно выполнять свои задачи. Инструменты, которые помогают в поддержании корпоративной культуры, опирающейся на ценности и миссию: Яндекс 360 или VK Teams (для ежедневной коммуникации и обмена информацией), Телемост или Google Meet (для регулярных видеоконференций и встреч), YouGile - для управления задачами и проектами.

Качественный контроль за выполнением решений. Ведите протоколы встреч, фиксируя ключевые решения, задачи и ответственных лиц. Регулярно проверяйте выполнение задач и обсуждайте прогресс на следующих встречах.

Управление командой на расстоянии

Управление удаленной командой требует особого подхода. Необходимо устанавливать четкие цели и ожидания, чтобы каждый сотрудник понимал свои задачи и ответственность. Для этого используйте метод SMART, предполагающий, что цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Это поможет сотрудникам четко понимать, что от них ожидается и как оценивать свой прогресс. К слову, согласно исследованию Gallup, сотрудники, которые понимают свои цели и задачи, на 27% более продуктивны. 

Проводите регулярные командные и индивидуальные встречи, чтобы обсуждать текущие задачи, планы и проблемы. Это помогает поддерживать прозрачность и доверие в команде. Используйте онлайн-инструменты для совместной работы, чтобы фиксировать задачи, сроки и ответственных лиц (например, Bitrix24). Это позволяет всем участникам команды видеть общий прогресс и свои обязанности. Регулярно собирайте и предоставляйте обратную связь, чтобы сотрудники понимали, что они делают правильно и где могут улучшиться. И, конечно, обеспечьте сотрудников необходимыми ресурсами и поддержкой для выполнения их задач (доступ к обучающим материалам, техподдержке и др.).

Поддержка и развитие сотрудников

Удаленная работа не должна становиться препятствием для профессионального развития. Компании должны предоставлять возможности для обучения и повышения квалификации своих сотрудников, мотивируя тем самым сотрудников на дальнейшее развитие как в плане профессионального, так и карьерного роста. 

Среди подходящих для удаленки подходов к обучению — онлайн-курсы на специализированных платформах (например, Нетология или Skillbox), вебинары с участием внешних или внутренних экспертов, мобильные приложения для обучения или программы с микромодулями обучения, которые легко встраиваются в рабочий процесс и не отнимают много времени. 

Безусловно, у загруженного сотрудника мотивации на дальнейшее развитие и дополнительное обучение может просто не быть. Обучение онлайн — это как фитнес дома: все знают, что это полезно, но не все находят время. Однако эту проблему можно решить следующими способами: 

Демонстрация ценности обучения. Объясните сотрудникам, как обучение способствует их карьерному развитию и достижению профессиональных целей. Приведите примеры коллег, которые благодаря обучению достигли значительных успехов.

Система поощрений. Предоставляйте бонусы или премии за успешное завершение курсов. Введение системы грейдов в зависимости от профессионального уровня также работает очень продуктивно. Публично отмечайте достижения сотрудников, например, на корпоративных встречах или в новостных рассылках.

Интеграция обучения в рабочий процесс. Позвольте сотрудникам выделять время на обучение в течение рабочего дня. Используйте короткие обучающие модули, которые легко интегрировать в повседневные задачи.

Геймификация процесса обучения. Внедряйте игровые элементы, такие как баллы, уровни и награды, чтобы сделать обучение более увлекательным. Обучение не должно быть муторным и скучным. Можно также организовать дружеские соревнования между сотрудниками с призами для победителей. 

Обеспечение поддержки. Назначьте менторов, которые будут помогать сотрудникам в процессе обучения. Обеспечьте доступ к необходимым учебным материалам и платформам.

Регулярная обратная связь. Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса в обучении и предоставления обратной связи. Вносите изменения в учебные планы на основе отзывов сотрудников.

Что касается карьерного развития, стоит помочь сотрудникам в разработке индивидуальных планов развития с учетом их карьерных целей и потребностей. Подспорьем могут также стать регулярные карьерные консультации, чтобы помочь сотрудникам определить свои цели и пути их достижения. Кроме того, важно предоставлять возможность обучения по запросу, чтобы сотрудники могли получать знания именно тогда, когда они им нужны. И, безусловно, не будет лишним поощрять сотрудников подавать заявки на внутренние вакансии, чтобы они могли развиваться внутри компании. Кто знает, может быть ваш менеджер по продажам на самом деле окажется гениальным коммерческим директором в перспективе.

Кроме того, важно уделять внимание ментальному здоровью и благополучию команды и организовывать регулярные встречи и обсуждения на эту тему. Например, в моей компании есть еженедельная онлайн-трансляция вебинаров по профессиональному развитию, это позволяет сотрудникам постоянно улучшать свои навыки.

Формирование командного духа

Для укрепления чувства принадлежности к команде важно организовывать виртуальные мероприятия и тимбилдинги. Это могут быть как формальные, так и неформальные встречи, которые помогут сотрудникам почувствовать себя частью единого коллектива.

Так, согласно внутреннему исследованию компании MiXBS, виртуальные тимбилдинги могут повысить уровень вовлеченности сотрудников на 15%. У нас проводятся регулярные конкурсы, которые помогают сотрудникам расслабиться и лучше узнать друг друга. Например, мы организуем викторины на различные темы, такие как общие знания, история компании или личные интересы сотрудников. Это способствует не только развитию эрудиции, но и командной работе. К слову, через такие игры можно доносить до сотрудников и элементы корпоративной культуры. Так, у нас есть викторина «История компании», в рамках которой команды соревнуются за звание лучших знатоков корпоративной культуры.

Еще мы просим сотрудников поделиться фотографиями на заданную тему, например, «Мое рабочее место» или «Лучший вид из окна». А затем проводим голосование за лучшие снимки, и победитель получает приз за самое креативное оформление.

Также мы проводим воркшопы, когда команды соревнуются в реальном времени, выполняя различные задания и решая задачи. Это могут быть как профессиональные задачи, так и развлекательные активности. Недавно провели воркшоп «Креативное решение проблем». Команды получали кейсы и должны были предложить наиболее инновационные решения. Победители определялись по итогам презентаций. А после завершения воркшопов или тренингов мы даем задания для закрепления материала. Это могут быть как командные, так и индивидуальные задания. Так, после тренинга по управлению проектами сотрудники выполняют задания, связанные с планированием. Команды соревнуются за лучшее выполнение проекта, но индивидуальные результаты оцениваются тоже.

С точки зрения инструментов, которые помогут в организации тимбилдинга на помощь могут прийти Quizarium (для проведения викторин и игр), Conceptboard (для совместной работы и мозговых штурмов), Donut (для случайных встреч и общения).

Оценка и улучшение процессов

Безусловно, когда компания работает полностью в удаленном режиме, ей требуется регулярная оценка эффективности работы, которая позволяет выявлять слабые места и находить пути для их улучшения. Компании, которые регулярно оценивают процессы, на 25% более успешны в достижении целей.

Определение целей и критериев оценки. Прежде всего потребуется определить цели и критерии оценки. Четко сформулируйте, что именно вы хотите оценить, будь то производительность, качество работы или вовлеченность сотрудников.Установите конкретные показатели эффективности (KPI), такие как количество выполненных задач, соблюдение сроков и качество работы.

Выбор инструментов для оценки. Необходимо выбрать систему управления проектами, которая поможет отслеживать прогресс выполнения задач. Кроме того, важно проводить регулярные опросы среди сотрудников для получения обратной связи об их опыте работы на удаленке — для этого подойдут Survio или Яндекс.Формы. Важно отметить, что не следует использовать тайм-трекеры или системы слежения за рабочим столом вашего персонала. Это маркер в высшей степени токсичного управления.

Отчеты и встречи. Важно ввести в практику отчеты и встречи. Запрашивайте у сотрудников отчеты о проделанной работе и достигнутых результатах и проводите регулярные встречи с сотрудниками для обсуждения их прогресса, трудностей и предложений по улучшению работы.

Анализ результатов. Одним из самых трудных этапов оценки происходящего, разумеется, является интерпретация ее результатов. Для того, чтобы интерпретация была корректной, важно учитывать как количественные, так и качественные показатели. Оцените производительность сотрудников по количественным показателям, таким как количество выполненных задач, соблюдение сроков и т.д. Учтите качество выполненной работы, обратную связь от коллег и клиентов. Кроме того, важно не забыть об исходных позициях — провести сравнение с изначально заявленными целями и стандартами. Определите, где сотрудники соответствуют ожиданиям, а где есть отклонения.

Подспорьем в этом нелегком процессе может стать методика «Социометрикс», которая позволяет выявить и устранить причины неэффективной удаленной работы через онлайн-опросы и анализ взаимодействия сотрудников. Также стоит включить в оценку такие показатели эффективности, как экономия фонда заработной платы, снижение трудоемкости, среднегодовая выработка работников и рентабельность труда.

Обратная связь. Важно предоставить сотрудникам конструктивную обратную связь по результатам оценки. Для этого сначала обсудите сильные стороны, а затем области для улучшения. Как результат, внесите изменения в планы работы и стратегии, основываясь на результаты оценки. Это может включать дополнительное обучение, изменение рабочих процессов и т.д. Начинать лучше с небольших пилотных проектов, чтобы протестировать новые подходы. Стоит уделить особое внимание адаптации сотрудников к изменениям, объяснять причины перемен и ожидаемые результаты, поощрять коллег задавать вопросы и высказывать свои мнения, организовывать тренинги и воркшопы для обучения новым навыкам и методам работы.

Подводя итоги, хочу сказать, что не стоит бояться перемен. Только представьте, еще 10 лет назад удаленная работа была не слишком распространена. Лишь 2% от общего числа работников работали удаленно хотя бы часть времени. А теперь удаленная работа — это стабильная опция для многих компаний, а в текущей ситуации на кадровом рынке — вполне весомое конкурентное преимущество перед другими работодателями. Такой формат работы предоставляет уникальные возможности для бизнеса, но требует особого подхода к управлению и поддержанию командного духа. Вне всяких сомнений, если вы последуете приведенным рекомендациям, то сможете создать эффективную и сплоченную команду, способную успешно работать без физических границ.

Автор: Нина Конюшева, генеральный директор компании «Миксбс».

Иллюстрации: Freepik