Можно ли всю охрану труда перевести в электронный вид

Управляющий партнер юридической фирмы BLS Елена Кожемякина рассказала о практике перевода части вопросов охраны труда в электронный вид, законодательном регулировании этого вопроса и опыте компаний.

В январе 2021 года работодателям разрешили вести документы по охране труда в электронном виде, используя электронную подпись или другой способ, который позволит идентифицировать личность работника. А в ноябре прошлого года в Трудовом кодексе РФ закрепили понятие «электронный документооборот» (ЭДО). То есть разрешили вести кадровые документы в цифровом виде всех сотрудников, а не только дистанционных (для них он был возможен и ранее). Возникает вопрос: можно ли всю охрану труда уже перевести в электронный вид?

Вот один из кейсов. Компания планирует внедрить систему, в которую загрузят все документы по охране труда. Для входа будет применяться индивидуальные логин и пароль. Используя их как простую электронную подпись (ПЭП), сотрудники смогут знакомиться с документами. Но остаются другие организационные и технические вопросы, например, как предоставлять данные в ГИТ и другие надзорные органы, нужна ли будет живая подпись и т. д. Попробуем разобраться.

Цифровизация охраны труда

Увы, цифровизация идет пока не так быстро, как хотелось бы. В тех же поправках об ЭДО есть исключения, в их числе акты расследования несчастных случаев. Так что, хотя правила по охране труда разрешили вести электронные документы, к происшествиям это лучше пока не применять. Дело в том, что процедура расследования фиксируется не правилами, а Трудовым кодексом и Постановлением Минтруда РФ №73. И там использование ЭЦП не предусмотрено.

Кроме того, не все ведомства и организации, куда придется передавать отчеты и акты по происшествиям, могут просматривать и идентифицировать электронную форму документов. Для этого могут понадобиться особые соглашения между организациями, учитывая особые статусы надзорных органов. А срок расследования НС ограничен. Удивительно, но сегодня согласование электронных актов о несчастных случаях может занять больше времени, чем согласование бумажных.

А вот расследование микротравм, ставшее обязательным с марта 2022 года, вполне можно перевести в «цифру». По ним никаких ограничений в законе нет, да и отчеты никому отправлять не нужно.

Отдельно скажем про документы, которые запрашивает ГИТ при проверках. Их необходимо предоставлять не в виде таблиц, а в виде самих документов (файлов). Дело в том, что, кроме подписей сотрудников и ответственных лиц, инспектор рассматривает и само содержание, например, где стоит отметка о заверении копии, как указана должность ответственного и какая дата стоит.

Между тем никто не запрещает вести и передавать остальные документы в электронном виде. В таком случае передавать их в контролирующие органы можно в виде электронных или бумажных копий. В первом случае требуется усиленная ЭЦП руководителя, во втором — его же «живая» подпись. Так же, как и если выдавать копии по запросу пользователей, скажем, сотрудников. 

Причем точный порядок заверения копий электронного документа четко описан в Инструкции о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях, утв. Приказом ФТС России от 21.06.2011 № 1288. Хотя документ и не является обязательным, рекомендуем работодателям ориентироваться на него. Например, на такой копии ставится не только удостоверительная надпись «копия верна», но и название программы, с помощью которой получен доступ к электронному документу.

Запомнить

• Да, пока перевести всю систему охраны труда в цифровой вид не получится. Особенно на производствах, опасных объектах, где используется очное обучение и в ЭЦП нет смысла. К тому же кроме актов о несчастных случаях, ТК РФ требует вести на бумаге прохождение инструктажей по охране труда. 
• Но большую часть текущих документов уже можно перевести в электронный вид: правила, обучения, ознакомления. Для офисных компаний с удаленными и разъездными работниками это особенно актуально. Недавние изменения в законодательстве дают уверенность, что уже в ближайшее время с них начнется полный перевод охраны труда в цифровую форму. Простая электронная подпись — процесс простой и незатратный, но он сэкономит массу времени и сил для HR.

Автор: Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS