Правила командировок в 2026 году: порядок, оформление, документы, возмещение

« Назад

21.10.2025 18:35

• Изменения в правилах командировок в 2025 году
• Понятие служебной командировки
• Как определить срок командировки
• Налоговый аспект и документальное подтверждение расходов
• Ограничения при направлении работников в командировки
• Алгоритм оформления командировки в 2025 году
• Гарантии работникам при направлении в командировку
• Возмещение командировочных расходов в 2026 году
• Суточные: порядок установления и расчета
• Что изменится в 2026 году

Изменения в правилах командировок в 2025 году

С 1 сентября 2025 года вступило в силу Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, которое установило обновленный порядок направления работников в служебные командировки. Прежнее Постановление от 13.10.2008 № 749 утратило силу.

В связи с новым постановлением важно обратить внимание на несколько изменений.

Подтверждение срока пребывания в командировке

П. 6 Постановления № 501 уточняет порядок подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования, если работник использует служебный или личный транспорт.

Ранее действовал аналогичный порядок, но теперь список документов для подтверждения расширен.

Какие документы можно использовать:

• путевые листы;
• маршрутные листы;
• счета, квитанции;
• билеты (новый пункт в перечне).

Перечень является открытым — работодатель может принимать и иные документы, если они объективно подтверждают срок пребывания в месте командирования.

Новое понятие «с ведома руководителя»

Одно из заметных изменений внесено в п. 9 Постановления № 501. Теперь расходы работника, связанные с командировкой, могут возмещаться не только с разрешения, но и с ведома руководителя организации.

Ранее требовалось именно письменное разрешение. Теперь достаточно, чтобы руководитель был уведомлен, но это может создать спорные ситуации. Например, руководитель может не выразить явное несогласие, а сотрудник посчитает, что расходы подлежат возмещению.

Чтобы избежать недоразумений, следует уточнять порядок согласования расходов в локальных нормативных актах (ЛНА):

• как уведомляется руководитель;
• какие расходы требуют письменного разрешения;
• что считается «с ведома» в вашей компании (устно, письменно, по e-mail и т.д.).

Целесообразность однодневных командировок

В том же п. 9 появилось новое положение о целесообразности нахождения работника в месте командирования. Теперь руководитель должен оценивать, насколько оправдано ежедневное возвращение сотрудника домой при однодневных командировках.

Решение принимается индивидуально, с учетом:

• расстояния до места командирования;
• транспортной доступности;
• характера поручения;
• необходимости обеспечить сотруднику условия для отдыха.

Таким образом, однодневные командировки теперь должны быть документально обоснованы и оформляться осознанно.

Выводы

Новые правила командировок 2025 года не внесли радикальных изменений в уже действующий порядок, они носят скорее технический, уточняющий характер. При этом важно, чтобы у работодателей были:

• приведены в порядок все ЛНА, связанные с командировками. В них не должно быть ссылок на утратившее силу Постановление № 749.
• обновлены формулировки в части подтверждающих документов и порядка возмещения расходов с учетом изменений.

Понятие служебной командировки

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение дается в ч. 1 ст. 166 ТК РФ.

Из этого определения важно вынести несколько принципиальных моментов:

Обязательно наличие распоряжения работодателя

Командировка оформляется приказом (распоряжением). Можно использовать:

• унифицированную форму T-9;
• собственную утвержденную форму.

Главное — наличие обязательных реквизитов (ФИО, должность, цель, место и срок командировки, подпись руководителя и работника).

Командировка — только для выполнения служебного поручения

Формулировка цели командировки должна быть строго связана с деятельностью организации и должностными обязанностями работника. Только в этом случае расходы признают экономически обоснованными, и они не будут подлежать учету в налоговых расходах (ст. 252 НК РФ).

Так, если компания занимается разработкой сервисов для автоматизации бизнес-процессов, то поездку сотрудника на книжную выставку вряд ли можно считать служебной командировкой.

Командировка возможна только для работников организации

В командировку направляют только тех, кто состоит в трудовых отношениях с работодателем. Внештатные исполнители (по договорам ГПХ) или подрядчики в командировку не направляются.

Целесообразность в определении срока командировки

Трудовой кодекс не устанавливает максимального срока командировки. Однако важно руководствоваться принципом целесообразности: командировка — это выполнение служебного поручения, а не длительное перемещение на другой объект.

Если поручение требует присутствия работника в другом регионе более нескольких месяцев, логичнее оформить временный перевод с сохранением оклада, а не командировку. Такой подход снижает налоговые риски и защищает работодателя от претензий со стороны ФНС и трудовой инспекции.

Как определить срок командировки

Согласно п. 4 Постановления № 501, срок определяется с учетом:

• объема и сложности поручения;
• особенностей служебной задачи;
• транспортной доступности места выполнения задания.

Также п. 4 уточняет: если аэропорт, станция или пристань находятся за пределами населенного пункта, время, затраченное на проезд до них, включается в срок командировки. Это важно при расчете суточных и при определении даты начала и окончания командировки.

Налоговый аспект и документальное подтверждение расходов

Ст. 252 НК РФ требует, чтобы командировочные расходы были:

• документально подтверждены;
• экономически обоснованы;
• связаны с производственной деятельностью.

Поэтому:

• тщательно формулируйте цель командировки;
• храните все подтверждающие документы (проездные, счета, маршрутные и путевые листы, билеты — согласно Постановлению № 501);
• контролируйте, чтобы срок поездки соответствовал служебной необходимости.

Ограничения при направлении работников в командировки

Еще до издания приказа важно убедиться в том, что конкретного работника можно направить в командировку.

Существует ряд категорий работников, которых направлять запрещено или можно лишь при соблюдении особых условий.

Категории работников, которых нельзя направлять

• беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетние до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), за исключением творческих работников (СМИ, кино, театр) и спортсменов (ст. 348.8 ТК РФ).

Категории работников, которых можно направить только с письменного согласия

Категория работника	Условия направления
Женщина с ребенком до 3 лет	Письменное согласие, отсутствие медицинских противопоказаний, уведомление о праве отказаться (ч. 2 ст. 259 ТК РФ).
Работник-инвалид	Письменное согласие, отсутствие медицинских противопоказаний (ст. 167 ТК РФ).
Работники, воспитывающие ребенка-инвалида, одинокие родители, опекуны детей до 14 лет	Письменное согласие, уведомление о праве отказаться (ч. 3 ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ).
Член семьи мобилизованного или проходящего военную службу по контракту	Письменное согласие, уведомление о праве отказаться (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).
Работник, ухаживающий за больным членом семьи	Письменное согласие и подтверждение из медучреждения (ч. 2 ст. 259 ТК РФ).

Дополнительные ограничения

Работники, с которыми заключен ученический договор — не направляются в командировку в период обучения, если поездка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

Иностранные граждане — направление в командировку регулируется отдельными нормами миграционного законодательства.

Кандидаты в выборные органы — не могут направляться в командировки в период избирательной кампании (п. 2 ст. 41 Закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ).

Алгоритм оформления командировки в 2025 году

Законодательно утвержденного алгоритма нет, но на практике уже выработана определенная последовательность действий:

Шаг 1. Проверьте ограничения

Убедитесь, можно ли направить сотрудника в командировку. Если командировка возможна только с согласия, получите письменное согласие и ознакомьте сотрудника с правом на отказ.

Шаг 2. Издайте приказ о направлении в командировку

Служебное задание и командировочное удостоверение не являются обязательными. Вся ключевая информация должна содержаться в приказе (или распоряжении) о направлении в командировку.

В приказе указываются:

• ФИО сотрудника;
• должность;
• место командирования;
• сроки командировки;
• цель поездки.

Приказ должен быть подписан лицом, уполномоченным на такие действия. Для налоговых целей этот документ играет ключевую роль, так как именно он подтверждает производственный характер расходов.

Шаг 3. Ознакомьте работника с приказом

Он должен подставить свою подпись.

Шаг 4. Выдайте аванс на командировочные расходы

Перед отправкой в командировку работодатель обязан выдать аванс на командировочные расходы. Без аванса работник вправе отказаться от поездки.

При выдаче наличных средств действует Указание Банка России № 3210-У, п. 6.3: выдача под отчет допускается только на основании распорядительного документа (приказа) или письменного заявления подотчетного лица.

Шаг 5. Внесите данные в журнал учета командировок

Требование вести Журнал учета командировок отменили. Однако некоторые работодатели не отказались от него и продолжают вести журнал для систематизации данных.

Шаг 6. Отразите период командировки в табеле учета рабочего времени

При использовании унифицированной формы Т-12 применяется буквенный код «К».

Иногда в день выезда в командировку сотрудник отрабатывает и только вечером уезжает. Порядок обозначения таких случаев лучше закрепить в ЛНА.

Шаг 7. После возвращения — примите авансовый отчет

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней представляет авансовый отчет с подтверждающими документами:

• чеки, квитанции, счета за проживание;
• проездные документы;
• документы по иным согласованным расходам.

Суточные не требуют документального подтверждения.

Работодатель может использовать для авансового отчета форму № АО-1 или утвердить свою.

Гарантии работникам при направлении в командировку

Положения ст. 167 и 168 ТК РФ устанавливают ключевые гарантии:

• сохранение места работы и должности;
• сохранение среднего заработка на весь период командировки;
• возмещение расходов: на проезд, наём жилья, суточные, иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя.

Постановление № 501 закрепило использование термина «с ведома» руководителя. Это означает, что, если работник уведомил работодателя о предполагаемых расходах (например, на аренду автомобиля) и возражений не последовало, такие расходы могут считаться согласованными.

Чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо:

• четко прописать в ЛНА, какие расходы считаются допустимыми и подлежащими возмещению;
• определить форму согласования расходов — письменную, в электронной форме, устную с подтверждением.

Возмещение командировочных расходов в 2026 году

Работодатель обязан компенсировать все расходы, предусмотренные законодательством и локальными актами. Поскольку верхний предел суммы возмещения расходов, связанных с командировками, законодательно не установлен (ст. 168 ТК РФ), рекомендуется закрепить конкретные категории:

• Проезд. Указать класс обслуживания (например, эконом-класс), допустимые виды транспорта. Если порядок не установлен, работодатель обязан возместить фактические расходы, даже при использовании бизнес-класса.
• Проживание. Можно ограничить категорию номера (например, не выше «комфорт»).
• Иные расходы. Стоянка, каршеринг, такси, связь, интернет и пр. — можно уточнить, что включаются только при согласовании с работодателем.

Все положения должны быть подробно описаны в ЛНА и доведены до сведения сотрудников.

Суточные: порядок установления и расчета

Размер суточных работодатель определяет самостоятельно, закрепляя его в ЛНА.

Основные правила:

• суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие и праздничные дни, а также дни нахождения в пути и вынужденных остановок;
• при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются.

Налоговые нормы

• Не облагаются НДФЛ суточные до 700 руб. по России и до 2 500 руб. при зарубежных поездках (п. 3 ст. 217 НК РФ).
• Суммы сверх этих лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
• С 1 января 2025 года увеличен размер суточных, не облагаемых НДФЛ, для работников, которые имеют разъездной характер работы или выезжают на вахту за пределы РФ. Теперь необлагаемая сумма составляет 3 500 руб. за один день работы или пути (ст. 217 НК РФ).

Ст. 217 НК РФ устанавливает виды доходов, освобожденных от НДФЛ, в том числе:

• суточные работникам с разъездным характером труда;
• полевое довольствие сотрудников, занятых в полевых условиях или экспедиционных работах;
• надбавки за вахтовый метод работы, выплачиваемые взамен суточных.

Что изменится в 2026 году

В рамках масштабных налоговых изменений (законопроект № 1026190-8) планируется обновление льгот по НДФЛ, регулируемых гл. 23 НК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ, от налогообложения освобождаются доходы, связанные с возмещением расходов работников, направленных в служебную командировку.

На сегодняшний день не облагаются НДФЛ следующие выплаты:

• суточные — в пределах 700 руб. (по командировкам в РФ) и 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) за каждый день;
• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные и курортные сборы;
• расходы на проезд до аэропорта (вокзала) в пунктах отправления, назначения и пересадок;
• расходы на провоз багажа;
• наём жилого помещения, оплата услуг связи;
• расходы на оформление и регистрацию служебного (дипломатического) паспорта, получение виз;
• расходы, связанные с обменом валюты для командировки.

Согласно законопроекту, с 1 января 2026 года в перечень необлагаемых НДФЛ выплат будет добавлена оплата или компенсация работодателем расходов на оформление полисов ДМС, необходимых для въезда или пребывания за границей в период служебной командировки.

 

Автор: Инга Хамми

Иллюстрации: Freepik